ERP系统的财务管理

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    ERP以财务会计管理为核心，是一个财务会计导向的全面企业集成系统，管理整个供需链上的各个实体的价值，实现对制造、财务、客户、分销和供应商的业务流程管理。是依托信息技术等手段，实现企业内部资源的共享和协同，克服企业中的官僚制约，使得各业务流程无缝平滑地衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度，提高企业的盈利能力，降低交易成本。
    1．ERP系统财务会计管理
    在ERP系统运行环境下，所有业务都在同一个数据平台下运作，所有的业务部分已经不再是传统意义上的单一功能的职能部门，而是相互制约、相互联运。尤其是财务管理部门，不再仅有事后的记账、对账、算账、复核、备查和报告功能，而是参与到企业的生产经营活动中。事前计划不单独针对财务部门，而是针对企业的所有职能管理工作都要做好事前的计划、事中的控制和事后的分析。财务部门要为其他部门的事前计划、事中控制和事后分析提供财务会计信息，其他管理部门也要及时为财务管理部门提供实时的企业经营运作基础数据，ERP系统的财务管理结构如图4—16所示。

    (1)应收账款。大多数情况下，财务部门以销售发票为依据记应收款。客户可以在ERP中，提取销售发票记应收款，并根据客户账期，生成应收款的到期日。但是对于某些客户未授予信用额度，执行款到发货制度，在客户先支付货款之后，再向客户发货，当销售发票开给客户之后，由财务部门将销售发票与预收款进行核销。在产品供不应求的情况下，有时会先收到部分预收货款，然后再向客户发货，当销售发票开给客户之后，由财务部门将销售发票与预收款进行核销，并将剩余金额挂上应收款。
    在人工模式下，销售部门与财务部门往往各自登记应收款帐，两者之间存在时间差和数据差异。实施ERP系统的应收款管理之后，销售部门与财务部门可以时时共享到应收款余额表，并能根据应收款到期日提前催款。这也解决了财务部门与销售部门的应收账款信息传递和对账问题，使整个公司能有一套完整及时的应收款账与客户对账。
    (2)应付账款。通常情况下，供应商先送货人待检库，检验合格之后，根据检验结果通知供应商开票，OA系统能够建立供应商送货明细、入库单与采购发票之间的关系。财务部门根据采购发票挂应付款，可以根据入库日期加上账期形成应付款的到期日。对于外协结算的应付款，采购物料到外协工厂做加工，并跟外协工厂确定加工件的价格，当外协工厂送回完工件待检库，检验合格之后，根据检验结果通知外协工厂结算开票。有时还会出现采购辅料挂应付款、临时付款计划、直接输入应付款和正式付款计划等情况。系统自动统计出每个月各个供应商已开票到期应付款、已开票未到期应付款、未开票到期应付款、未开票未到期应付款、预付款余额，企业可以在以上五个余额统计基础上，决定下个月向各个供应商的计划付款金额。对于某些已经到期的应付款，由于退货、索赔或其他双方未明确的原因，决定暂不向供应商付款，此时，用户可以及时在系统中输入“暂估扣款”项目和金额，从而支持采购部门同财务部门更好的共同管理供应商的应付款，降低付款风险。
    在人工模式下，企业往往被动受到供应商的催款，采购部门和财务部门也不能非常清楚的与供应商进行每一笔应付款的确认和核对，也不能很好的做到对供应商的按时付款，甚至有部分又提前支付供应商货款。实施ERP系统应付款管理模块后，可以准确得到每个供应商的应付款信息，并且能准确知道每一笔应付款的到期日，从而对应付款进行有效控制和管理，防止应付款提前付款。通过付款计划模块，可以维护互利的供方关系，树立企业在供应商的良好信用。
    (3)资金计划的编制。财务部门负责制定资金计划，但资金计划不仅是财务人员的事情，需要各个部门参与配合。资金计划的编制往往意味着对企业每一项经营活动的规则，因此要把资金计划与其他部门的经营活动有效结合起来。一般来说，企业以月为单位来编制资金计划表，较长可以编制六个月的资金计划，但是只有当月的资金计划是相对精确，其他月份是作为未来资金预测的依据。当一个月结束之后，以当月实际结果作为下个月资金计划的新起点顺延编制下月的资金计划，误差和变动情况得到及时纠正，资金计划的实用性就很强。
    (4)科目管理。根据国家的有关法规、制度，确认、定义、修改科目。在一般情况下，一级科目是由会计制度明确规定，二级科目建议设置，三级科目根据实际需要确定。科目管理是以“级长”的方式控制的，级是指分级数量，长是指科目的长度。科目编号是一个层次结构，以一级科目为根，二级科目为枝，三级以下的科目为分支或叶。添加新科目只能在底部的树叶上，当一个叶科目新加下级科目后，则该科目的余额要转移到下级科目，中间级科目的结余是由系统自动生成的。
    3．实施ERP系统对企业财务管理的影响
    ERP系统的运用改变了传统的财务管理模式，改变了资金流始终滞后于物流和事务流的局面，财务管理部门与实际运行状态更加实时、准确、有效，财务系统真正意义上成为企业经营控制系统的重要组成部分，会计信息更有说服力。
    (1)管理内涵影响。ERP扩大了财务管理的内容，在传统工业经济时代，经济增长主要依赖厂房、机器、资金等有形资产。而知识经济时代，企业资产中以知识为基础的专利权、商标权、计算机管理软件、人力资源、产品创新等无形资产所占比重将大大提高，无形资产将成为企业较重要的投资对象之一。然而，由于无形资产确认、计量的困难，传统核算型软件受到很大限制，进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。ERP系统除了财务系统外，还包括供应链管理、客户关系管理、人力资源等子系统，可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测，丰富了财务管理的内容。
    (2)会计信息质量影响。ERP系统突出了财务管理的整体性，获取信息的时效性和信息服务全面性，ERP系统除了提供必须的财务报表外，还能提供多种管理性报表和查询功能，并提供易于使用的财务模型和分析模块，更全面地提供财务管理信息，为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。ERP系统可以方便地通过初始化工作规范业务，设置计量，自动生成相应的机制凭证，实现全程自动跟踪记录，完成相应的计算处理，生成用户需要的各种报告。ERP系统提供的会计信息确保可靠性、及时性、完整性和关联性，保障了财务管理所需信息的质量。
    (3)生产经营的一致性影响。ERP系统有机结合财务管理与生产管理，充分发挥计划与控制作用。生产经营系统在正常运行情况下，通过制造原理和财务规则，很容易驱动会计核算系统的正常运行。生产人员与财务人员在生产经营过程中，面对相同的事物，从不同角度描述、分析、筹划和控制，生产者用侧重于物料的计量单位，财务人员则侧重于用货币单位表示物料的价值。因此，在ERP系统中生产经营子系统比以往任何时候都更为有效可信，所以，财务会计子系统将会得到一套比以往任何时候都更为有效的数据作为工作的基础。
    (4)成本核算影响。ERP上线后，可以细化成本核算，加强成本管理。系统带给成本管理的直接影响是需要建立完整的标准成本体系。将公司所有物料的收、发、存都采用标准成本核算，对产成品的直接材料消耗定义物料清单。成本核算对象进一步细化，按物料编码核算成本，通过子库存转移实现同一法人内部物资转移，成本费用控制高度集中。同时还能适时监控采购物资的实际采购价格，及时了解公司各项大宗原材料等市场信息，促进采购成本降低，保证公司成本、利润核算更加真实、科学、准确。
    (5)资金管理模式影响。作为公司的管理者，必须时时关心整个公司的资产流动性，防止发生公司整体的支付危机。在现实情况下，大型企业发生财务危机甚至倒闭，很多是由于资金的周转不灵。ERP资金管理的两个重要功能，即自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核，可以使集团总部作为投资中心，进行资金的合理分配与运用。ERP资金管理模块中的资金预测功能加强了企业对中短期现金流量的预测，能及时预警，保证公司的顺利运作。
    (6)ERP系统与ABC成本法相结合得到了广泛的应用。随着ERP系统的广泛应用，越来越多的企业利用ERP系统的集成性，将ABC成本法融入整个财务管理信息系统，成本动因数据可以自动从ERP系统中的其他相关模块中获得，比如销售、采购、生产、人力、财务等，使得ABC成本法能在企业中得到很好的应用。