采购管理系统的优点及意义

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2014-01-07 13:38:44

　　采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。实施采购管理系统的优点在于：

　　1、供应商基本资料建立/厂商评估资料建立

　　采购部门将各供应厂商编号、名称、公司工厂发票之地址、付款条件、负责人、联络人、统一编号、成立日期、资本额、往来银行名称、基本产品类别、设备状况等资料输入电脑，即可迅速列印和查询供应厂商有关资料，并供评估选择合作对象之参考。

　　2、供应商料品资料建立

　　采购人员将各供应商当前供应的料品之编号、品名规格、单价/基本价、产能等资料建入电脑，可作为已授权交易之认可，依此可实现采购单开立厂商的控制，可提供各项询价、比价报表之查询和列印，以迅速决定较适合的供应商，降低采购成本。

　　3、采购单异常结案处理

　　当各供应厂商均按采购单项目完成交货验收作业后，电脑会自动将采购单结案，如因订单取消或数量变更等原因需取消采购作业时，需对采购单进行异常结案处理，本系统提供了按订单、采购单号作结案处理，提供采购单尾数报表，以便物控采购人员确定是否取消采购单。

　　4、料品验收资料处理

　　料品通过品管单位检验后，则可执行此一作业，使交货明细和应付帐款明细表可被查询和列印出，并列印供应商评核月报表和物料评核月报表，以供各部门间能随时掌握可贵的资讯，增加处理的时效和决策达成。

　　5、采购资料维护

　　经由物料需求管理系统产生采购建议单，采购人员衡量现有供应商之产能、价格及服务水准，进行安排采购数量分配及自动开立列印采购单，并将采购资料传输至本系统作采购管理，而本作业可弹性调整，选择独立采购下单，并能提高进料的时效以利于产销作业顺利进行。

　　6、厂商交货资料处理(特验)

　　当厂商依采购单号之指定项目，进行交货到收料单位待验，品管单位则可依其待验量和项目执行验收，采购单位查询这些资料，再进行催料作业，以避免缺料现象。

　　7、单价资料维护

　　系统提供的完整单价历史资料，可供价析和管理人员进行采购价格查询分析，管制上涨单价。并可根据进料时间自动给定付款单价，避免人为疏忽造成付款价差。系统提供的报价历史查询、付款历史查询、加权历史查询等查询工具使得价析、成本会计、管理人员全面了解单价、成本的异动，以达到控制成本的目的。

　　8、代购材料管理

　　企业为保证产品质量，常常对料件原材料的产地和质量有特别要求(比如：外资企业)，当料件制造商不能提供企业要求的原材料，或者购买的原材料价格偏高时，企业为保证产品质量和成本往往会帮厂商代购原物料以加工自己料件，此类委外材料因不能按订单分批发放，故要对厂商库存进行记帐。

　　系统将此类委外作为代购件处理，通过原物料发出、加工料件采购中量、加工料件交货数量自动记录厂商库存，并提供厂商库存明细表进行库存对帐处理。提供原物料进出平衡分析表，分析代购材料发出和收回状况。

　　9、采购成本管理

　　采购成本较直接影响产品成本，系统按"期"对产品采购成本进行目标管理，系统提供的本期与上期的成本差异分析，并以颜色区分成本上涨和下降，使得管理者能迅速准确的得到成本差异真正原因之所在，以迅速采取对策控制成本上涨。

　　采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前，供应厂商基本资料的收集和建立前置作业;各项料品及厂商交货进度的规划，透过采购资料维护的功能，使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制，并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能，同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益，代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益。

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