项目管理和IT背景1--项目管理的系统观点

　　摘要：计算机科学系的教师们认为所有的学生都已经有一台较新的台式机，他们不想花多余的钱租借低性能的· 笔记本电脑。听到同事的这些反映， Tom感到非常震惊，特别是他们已经花费了大量时间设计如何在校园里实施笔记本电脑计划。

　　开篇案例

　　 TomWalters较近被任命为学院的IT部主任。Tom是一位受人尊重的教师，在这个学院里工作超过了15年。这个学院是位于西南部的一个小的私立学院，提供文科和职业技术领域的课程。注册的学生包括1500个全日制的学生和大约1000个读夜校的在职成人学生。许多老师使用因特网上的信息和课程站点来辅助教学，但是他们并不提供远程教育课程。学校为该地区喜欢文科的学生提供教学服务。像多数学院一样，该学院在过去五年里，IT的使用率迅速增长。过去在校园里只有部分教室为教师和学生配备了计算机，还有一些教师工作站和投影系统。Tom了解到国内几所学院要求所有的学生都租借笔记本电脑，而且将信息技术融入到大多数课程中。他非常欣赏这个做法。他和另外两个信息技术部的同事访问了一个当地的学院，所见所闻给他们留下了非常深刻的印象：在过去的三年里，该学院要求所有的学生租借笔记本电脑。Tom和他的同事计划在下一年开始要求本校学生租借笔记本电脑。

　　 在九月份，Tom给所有教职员工都发了一封电子邮件，简要描述了这个计划以及其他计划。但没有得到什么反馈，然而到二月份的教师会上，当他谈论计划细节的时候，历史、英语、哲学和经济系的系主任都纷纷反对这个计划。他们辩称该学院不是一个技术培训学院，认为这个主意是可笑的。计算机科学系的教师们认为所有的学生都已经有一台较新的台式机，他们不想花多余的钱租借低性能的·笔记本电脑。负责成人教育的主任认为成教的学生会对学费的增加表示不满。听到同事的这些反映，Tom感到非常震惊，特别是他们已经花费了大量时间设计如何在校园里实施笔记本电脑计划。那么他应该怎么做呢?

　　 项目管理的许多理论和概念不难理解，困难的是如何在不同的环境中去实践。在管理项目的时候，项目经理必须考虑到许多不同的问题。正如每个项目都是唯一的一样，项目的环境也是各不相同的。本章讨论在理解项目环境中涉及的因素，诸如使用连锁系统的方法，了解组织结构，管理千系人，将项目环境与产品的生命周期匹配，以及掌握IT项目的应用环境。

　　 2．1 项目管理的系统观点

　　 尽管项目是临时的，提供的是特定的产品或者服务，但你不能够孤立地执行项目。如果项目经理孤立地领导和实施项目，那么这些项目就不能真正地满足组织的需要。因此，项目必须在更加广阔的组织环境中来操作，同时项目经理也需要在更大的组织背景中来考虑项目。为了有效地处理复杂的环境，项目经理需要采用整体的观点，理解项目是如何与更大的组织进行关联的。系统思维描述了在组织的背景中执行项目的整体观点。

　　2．1．1 什么是系统方法 ·

　　 系统方法(systemsapproach)这一术语出现于20世纪50年代，指的是采用整体的和分析的方法来解决复杂问题，包括使用系统哲学、系统分析和系统管理等方法。系统哲学(systemsphilosophy)是一整套系统地思考事物的思维模式。系统(systems)是为达到某些目的而在一个环境中运行的、由相互作用的要素组成的集合。例如，人体是由许多子系统组成的一个系统：神经系统、骨骼系统、循环系统和消化系统等等。系统分析(systemsanalysis)是解决问题的一种：方法，需要定义所研究系统的范围，然后将它分解成各个部分来确认与评估相应的问题、机会、约束和需求。一旦这一步完成了，系统分析员就要比较各种解决方案以改善当前的情况，确定优化方法、较低的满意度、制定方案或行动计划，同时检查整个系统的计划。系统管理(systemsmanagement)处理与系统的创建、维护和改变相关的业务、技术和组织问题。

　　 使用系统的方法对成功的项目管理是至关重要的。高层管理和项目管理人员必须采用系统哲学来理解项目与整个组织机构的关系。他们必须使用系统分析来说明采用问题解决方法的必要性。他们必须使用系统管理来确定与每个项目相关的关键业务、技术和组织问题，使干系人满意，从而对整个组织较有利。

　　 在开篇案例中，当TomWalters在计划笔记本电脑项目的时候，并没有使用系统的方法。信息技术部的人做了所有的计划。即使Tom给所有教职工都发了封电子邮件来阐述笔记本电脑项目，他也没有提及在这个复杂的项目中所涉及的众多的组织机构问题。在秋季学期开学的那段时间里，多数的教职员工是非常忙的，许多人可能并没有将整封邮件读完。另外一些人可能太忙了以至于没有与信息技术部进行沟通。Tom没有意识到笔记本电脑项目对学院的其他部门的影响。

　　他没有明确地定义与这个项目相关的业务、技术和组织问题。Tom和信息技术部孤立地开展这个项目。如果他们采用系统的方法，考虑到这个项目的其他部分，同时有重要的干系人参与，他们就应该能够在二月份的职工会议之前确定和解决会议上提出的许多问题。

　　2．1．2 系统管理的三球模型

　　 许多学习商业和信息技术的学生虽然能够理解系统和进行系统分析的概念，然而，他们经常忽略系统管理的主旨。系统管理的三球模型可以用“业务、组织和技术”这三个简单的理念来概括，它对成功的选择和管理项目产生巨大的影响。

　　 图2-1给出了一些业务、组织和技术问题，这是笔记本电脑项目的三个影响因素的例子。在这种情况下，技术问题虽然不简单却是较易于确定和解决的。但是，项目必须解决系统管理模型中三个圆球中的所有问题。尽管将注意力集中到一个特定项目的紧迫性和有限的部分更加容易，但是项目经理和其他人员必须牢记，任何项目都会对整个系统或组织的利益和需求造成影响。在进行信息系统工作（OA）时，许多信息技术专家沉迷于解决技术和日常问题，对多数机构中存在的“人际问题”或者政治分歧而感到沮丧。而且，许多信息技术专家忽视了重要的业务问题，比如，“财务上是否支持采用该新技术?”或者， “公司应该自己开发该软件还是从外部定制?”

　　项目经理可以通过更系统的方法将业务和组织问题融合到他们的计划中。该方法还能够帮助他们将项目看成一系列相关的阶段。如果把业务和组织问题综合进行项目规划，同时将项目看成一系列相关的阶段，这将使得项目更容易成功。