项目成本管理要用辅助软件

　　摘要：7．6 使用项目管理软件辅助项目成本管理 多数组织使用软件来辅助管理与项目成本管理相关的各项活动。尽管微软Project2003有相当多的成本管理功能，但许多IT项目经理却使用其他工具去管理 成本信息。

　　7．6 使用项目管理软件辅助项目成本管理

　　 多数组织使用软件来辅助管理与项目成本管理相关的各项活动。电子制表软件是进行成本估算、成本预算和成本控制的常用工具。很多公司也使用更复杂和统一的财务应用软件，为会计和财务人员提供重要的相关成本信息。本节特别强调在成本管理中如何运用项目管理软件，附录A包括微软Project2003成本管理功能的简要指南。

　　 在每个项目成本管理过程中，项目管理软件可以成为一种非常有帮助的工具。它能够帮助研究整个项目信息或让你重视超过规定成本限制的任务。你可以使用软件给资源和任务分配成本、准备成本估算、建立成本预算和监控成本执行。微软Project 2003具有几种标准的成本报告：现金流、预算、超预算的任务、超预算的资源和挣值报告。其中有几个报告你必须输入完成百分比和实际成本，就像手工计算挣值和其他分析时你所需要的信息一样。

　　 尽管微软Project2003有相当多的成本管理功能，但许多IT项目经理却使用其他工具去管理成本信息。他们不知道可以用微软Project2003进行成本管理，或者只是简单地基于WBS跟踪成本，就像大多数项目管理软件那样。像其他很多协同软件包一样，用户需要培训才能有效地使用软件，并充分理解软件的功能。一些IT项目经理不是使用专门的项目管理软件进行成本管理，而是使用公司会计系统；还有些汀项目经理使用电子制表软件以便有更大的灵活性。这些项目经理之所以使用其他软件，常常是因为这些软件在他们的公司已经广泛接纳，公司中很多人都知道如何使用。另一方面，有一些公司已经实现了项目管理软件和主要会计软件系统之间的数据连接。

　　 许多公司现在开始使用企业项目管理软件来组织和分析整个公司所有类型的项目数据，并对这些项目进行整合。企业项目管理软件，诸如微软公司的SolutionforEnterpriseProjectmanage—ment(见附录A中图A—1—A—3)，PacificEdge公司的TheEdge和TheEdgeforIT，PlanView公司的WebSoftware都能够整合多个项目信息，报告项目状态是否良好。例如，图7—6是Plan—View的一个例子。注意看图上半部分的饼状图和注释文字，它是依据项目进度和成本偏差得出的一组数据，反映了在项目组合中，正常运行项目和问题项目的数量。图的下半部分列出每一个项目的名称、完成百分比、进度偏差、成本偏差、预算偏差以及冈脸系数。

许多组织，甚至大型组织，都会对企业项目管理软件的投资持怀疑态度。但值得庆幸的是，一些价格便宜且基于网络的软件产品开始在市场上销售，很大程度上帮助了组织实现项目组合管理。例如，VPMi企业在线(WWW．vcsonline．com)是一个应用服务供应商管理(ASP)解决方案，价格仅为每人每月12美元，其中包括了行业标准度量的文字和图表报告。动态的图表可以让用户了解企业各个项目的管理情况，在低值项目上花费的时间、客户对所提供的产品和服务的意见。用户还可以与其他应用程序分享数据，比如微软的Project或Excel。正如第1章提到的，在项目管理中心(Project Management）的网站（www.infogoal.com/pmc）或类似网站，能够着到上百种管理软件包的链接。

　　案例结局

　　在与同事谈了这次会议之后，JUAN对项目成本管理的重要性有了更深的理解。特事当他了解到在项目后期纠正缺陷需要更高成本之后，他更认识到了在对项目做出主要开支之前详细研究的重要性，他也理解了建立好的成本估算和成本控制的重要性。他对测量员助手项目的成本估算非常感兴趣，也希望能学到更多关于估算工具和技术的知识。

　　在会上，项目经理表示整在执行的一些项目缺失存在管理不善的问题，也承认在项目的前期计划和分析方面做的不够。政府官员于是取消了几个项目。JUAN知道，如果想在自己的职业生涯总有所长进，就不能仅注重项目的技术方面。他开始怀疑当地正在筹划的几个项目是否真的对得起纳税人的钱。成本管理问题又给JUAN的工作增加了新的方向。