浅论项目中的合同

　　摘要：相反，固定价格合同对于承包项目的组织而言，其财务风险较高，但是如果低于估算的成本则也能够获得较高的潜在奖励，如图4-2所示。美国政府承包商(无论联邦的、州的或者地方级的)由于其项目不满足其性能而遭到猛烈的抨击，并经常被媒体曝光。

　　本章描述了在项目和客户之间发展和使协议正式化的过程。正式合同是表示协议的一个重要方法。合同不仅适用于内部项目，也适用于外部项目。许多合同都是建议书和谈判过程的结果。

　　 本书的第1部分主要着重介绍定义项目的重要性和方法。在前面的章节中，我们描述了项目与其他活动的不同之处，以及客户需求如何建立测量成功的基准。我们建立了所有项目包括协议的原则。我们描述了项目和客户如何通过权衡竞争要求的过程来达成一致协议。

　　 在本章中，我们着重通过讨论合同、谈判和建议书这些方面讨论项目定义。

　　合同

　　 在第2章中，我们特别提到所有的项目都包含协议，并且在需求、管理授权和基线方面提供了例子。从法律术语的角度来说，协议一词比合同实质上更加温和。因此，当项目经理、团队或者发起人负责交付某物给客户时，这个义务是一个合同。不论项目是内部的或者外部的，承诺都构成合同。

　　 在实际过程中，由于人们可能对内部项目的认识各持己见，这就要求必须以文件的形式表达出来，然后一起商议他们各自的看法。人们可能认识不到这些额外的工作是有益的，但是如果项目执行得较差，人们几乎经常将较差的“合同’’视为较差的执行的原因。

　　您也应该认识到，在过去的10年中，项目管理中较大的趋势之一是，合作、共同开发、外购和与其他组织的联合。项目经理理解合同的基础知识是至关重要的。

　　 一份有效的合同必须符合下列三项检验。

　　 ．需要有一份要约——由一个参与者提供给另一个参与者。诚然，要约必须合法。例如，如果两个药材贩卖商同意相互出售可卡因，因为出售可卡因是违法的，法院会不支持这个协议。

　　 ．参与者的另一方接受了这份要约。通常谈判的目的是平衡要约的发出者和接受者。每个参与者自愿地参与合同(没有强制参与)。

　　 ．交易必须是“合理的”，意指将有价值的某物(例如，资金)进行交换。

　　 一些法院的法规——包括美国较高法院——承认口头协议与书面协议同样有束缚力和强制力。尽管如此，使协议成为正式书面合同仍是一个好的选择，并且在实际中也经常采用正式的书面合同。

　　图4-1显示了合同参与双方由合同搭建了两个组织的沟通之桥。

　　 当一个组织与另一个组织签订合同时，有各种形式的合同(表4—1)。其中第一种形式的合同，也是商业环境中常见的一种，这种合同被称为固定价格(Fixed-Price，FP)或者严格固定价格(Firm-Fixed-Price，FFP)合同。由于这种合同限制了较大的财务负担，对于客户来说，这种合同财务风险较低。相反，固定价格合同对于承包项目的组织而言，其财务风险较高，但是如果低于估算的成本则也能够获得较高的潜在奖励，如图4-2所示。这其中存在各种变化形式，但由于某些因素(例如，通货膨胀)，往往允许提高价格或重新制定价格。或者可以在固定价格合同下，根据表现(例如，提前交付)而增加一定的奖励酬金。

　　 成本补偿合同是另一种合同形式。此时，客户有责任补偿承包商发生的所有成本，因此客户的财务风险很高，相应地承包商承担较低的风险。此合同的典型形式是成本加固定费用(CostPlusaFixedFee，CPFF)合同和成本加奖励费用(CostPlus加IncentiveFee，CPIF)合同。时间和材料合同(T&M以及成就率)也是成本补偿合同的一种。

　　 当对自己有能力按进度计划、成本和利润目标满足性能规格有很大的信心时，固定价格合同更适用。当您以前做过完全相同或者非常相似的项目，而且您有合适的、可利用的人力和物质资源时，您通常也可以选择此种合同形式。如果不能满足这些条件，固定价格合同就无异于一场财务赌博。只有在风险可接受，而且未来的回报足以弥补此风险时，才可以这样选择。

　　 与美国国防部门签订的合同受各种法律的管制，这些法规都是联邦采购法规的特殊形式。在固定价格合同情况下，政府决不会支付超过规定部分的成本。然而，如果承包商执行得很好，而且设法使成本大大低于成本预算，政府有权减少支付给承包商合同规定的价格。因此，固定价格合同是单方面偏向政府方利益的。

　　法律事项

　　 项目合同中有许许多多的法律事项。与您的组织中适当的人进行讨论常常是很有帮助的。

　　 以与美国政府的合同为例，这里有许多特殊的规定。一个典型的政府合同可能包括以下几项。

　　 (1)客户和承包商的名称、地址和授权签字证书。

　　 (2)所供应物品、服务和价格的说明(工作说明书)。

　　 (3)保存、包装和打包要求。

　　 (4)提交或者履约阶段。

　　 (5)检查和验收条款。

　　 (6)合同管理数据。

　　 (7)特殊规定(资金投入限制或者客户提供的设备)。

　　 (8)一般规定(对联邦采购法的引用、加班付款条件或类似情形)，例如，制造商违背联邦法规，则要受到刑事和民事处罚。

　　 (9)专利条款、条件和所有权权利(如果没有在条款7和条款8中包括)。

　　 (10)要求文档清单。

　　 尽管看起来已经很详细了，但仍有可能找到模棱两可之处。某公司曾起诉府将PDM系统项目进行外包是无效的，原因是当时与此有关的国会付款授权还没有通过。虽然这在很大程度上是承包商为了重新谈一个更高的合同价格的策略，但却证明了表面上清楚的合同也可以引起争议。

　　 不如实地描述成本是违法的，而且会产生严重的结果。政府合同还有其他问题。美国政府承包商(无论联邦的、州的或者地方级的)由于其项目不满足其性能而遭到猛烈的抨击，并经常被媒体曝光。另外，在固定价格合同情况下，假如不能提交的话，会使承包商遭受非常严重的成本惩罚，它远远超过自己工作成本所能承担的范围。此类处罚不仅仅包括终止合同，还可能要求承包商支付因为无法履行合同而造成的政府为完成项目而雇用替代者所需的花费。

　　 如果在项目期间获得任何专利，政府可能拥有这些专利。另外，常常有许多十分苛刻的条款规定项目中有多少工作是必须完成的。当项目完成时，成本常常是要受到审核的，并且较终支付给承包商的总数常常会比预计的要少。

　　 例如，在建筑项目中，可以有条款规定，假如地基下面意外地遇到了岩石怎么办，以及不平常的天气或者类似的原因导致发生延期怎么办。不可抗力(也就是“天有不测风云”的时候)可能允许承包商在不能如期交付而逃脱任何惩罚。另外，合同如果制定得足够完备，争论将通过仲裁而不需通过法院解决。仲裁对于双方参与者而言是更简单、更迅速并且不是很昂贵的一种方式。然而，反托拉斯法规和许多其他法律限制对两家电子商务公司可能达成的商业调节的形式进行了限制。