项目计划中要使用计算机软件

　　摘要：记住：在实施和控制期间，您的具体目标是使得计划成为一个预算的基准线“冻结”。对于大型的项目，就要成立一个图表室，用于张贴项目图，介绍项目以及每个活动的状况，包括财务进度以及资源分配。

　　项目计划过程中使用计算虮软件

　　 批判性的观点对制定项目计划很有必要。不要犯常见的错误：认为项目计划仅是填写软件模板，也不应该认为软件是能够帮您制定计划的高智商产品。

基于经验，我们认为在开始输入数据前，制定计划的较好方法是纸和笔计算。还有一种可以代替计算机，那就是将重要的项目团队成员列在纸上，并张贴于墙上，直观地介绍紧前一紧后关系。原因在于它能够帮助团队成员建立一个每个成员都能明白的模型，而不仅仅是关注于甘特图或其他类型文件，一旦开发了基本的项目模型，紧接着就要将项目名称、持续时间以及资源输入PDM软件。您需要仔细的考虑整个过程，确认您使用的是一致的日历、时间间隔、资源名称、费用率等。

　　 计算机的优势在于：在制定项目计划过程中能够反复运行以及更新。第一步是确定所有的任务并列出它们的相互关系，但不涉及每项任务的持续时间。第二步是调整第一步，包括每一个任务的预期时间(日历时间)。第三步是对第二步进行调整，确定可运用的实际资源。您可以运用这些步骤较优化项目模型。

　　 记住：在实施和控制期间，您的具体目标是使得计划成为一个预算的基准线“冻结”。您应该保留您的计算机文件，根据项目的实施比例监督由于基准线导致的偏差。有一个常犯的错误要知道：运用计算机的目的是在基准线确定后对其进行小的修改。

　　较后，如果您要对基准线进行修改，您要确保在您的文件战略里存人了实践的版本。要确定所有的计划文件和文本都有文本序列号和具体日期。此外，了解哪些人拥有文件的副本也是很重要的，因为如果您修改了计划，您也要随之通知拥有文件副本人员进行相关修改。

　　“计划书”

　　项目计划各不相同，有的可能是简单的一张纸，有的则非常复杂。每个项目都要适当的计划。在很多大型项目中，有一本称为“计划书’’或“项目计划书”的文件。您可能会在组织信息零售系统中查找，也可能仅仅在一系列的笔记中查找。

　　“计划书”是一种正式记录项目模型和协议的文件。作为项目管理的一个重要的子程序，沟通主要关注谁接收信息、何时以及采用什么形式。文件是项目沟通管理的一部分。一个有效的项目包括以下目标：

　　 (1)确定成功完成项目需要的每一项工作。

　　 (2)能记录、存档假设和协议。

　　 (3)对所有计划参与人员和管理人员都是可信的。

　　 (4)帮助进行有效的沟通，适合于读者的水平且详细具体。

　　 项目计划显然很重要。即使您的项目仅仅局限于您的办公室范围内，组织的其他人(比如您的上司)会希望知道您的项目进展情况，您现在正在做什么，以及还需要多长时间完成。因此，项目计划是一个起到沟通与协调的作用的一个重要文档，并激励人们做得更好。项目经理应该将“计划书”发放给所有参与人员。对于大型的项目，就要成立一个图表室，用于张贴项目图，介绍项目以及每个活动的状况，包括财务进度以及资源分配。当然，还有很多好的方法，如运用内部和外部网络能力，通常称之为网络—激活型项目经理。

　　所包括的标题

　　 (1)项目概况。

　　 (2)项目要求。

　　 (3)里程碑。

　　 (4)工作分解结构。

　　 (5)每项活动都具有时间计划的活动网络图。

　　 (6)所有活动的预算。

　　 (7)项目管理和组织图。

　　 (8)接口定义，包括设备支持。

　　 (9)物流支持。

　　 (10)验收计划。

　　 (11)财产控制和安全标准。

　　 (12)客户组织的相关联系人。

　　 (13)对项目本身的评价。

　　在实施期间运用项目计划

　　 制定项目计划对项目团队来说具有职能性的价值。它们能够提供一个共同的控制点：监督、控制以及纠正行为的基础。在第6章，将会介绍工作包的概念，工作包是可描述性要求、资源、风险、持续时间等的集合单元。工作授权是授予工作包开始工作的术语。

　　项目计划需要被激活。您应该获得高层的批准，包括客户的批准。我们要指出激活的两个重点。第一个是基准线，我们已经做了具体的介绍。基准线说明了要移交的组需要开始实施项目。第二个是客户的提前关注，给予客户开始项目的许可。

　　正如图5—1介绍的，计划是项目实施期间。进行项目监督和控制活动的基础。项目不会照搬计划，这是真实的。您所不知道的是：项目会在何时以及以何种方式产生偏差。好的项目经理会监督项目进展，并根据基准线随时警惕早期的报警信号。有必要的话，他们还会采取纠正行为。

　　 图5—4介绍了项目计划文件是如何用于支持项目监督和控制活动的。

项目计划是一项投资，而非支出

有时候人们认为制定计划没有提供任何有价值的东西。他们对来自如客中或经理之类的强迫进行项目计划的要求感到不愉快。但是，大部分的人还是赞同制定计划是一个有用的方法，尽管它占用了他们的私人时间。需要注意以下的几点。

　　 ．制定计划是一项能产生收益的投资。亚伯拉罕·林肯反复地强调：“如果我有8小时砍倒一棵树，我会花6小时磨我的斧头。”

　　 ．还有—个好处是避免浪费。大部分人都认识到了隐藏在后的真理：“现在我们没有足够的时间做伐IJ，但以后我们有大量的时间来弥补所犯的错误)”

　　 ．项目参与者的主要困难是沟通不佳。因此文件能帮助减少他们的抱怨。文件在确保双方的沟通持续以及可理解方面具有作用。

　　 ·制定计划的主要好处是避免失败的结果。但是项目计划不能确保项目成功，甚至不能帮助项目成功(很多人有过在缺乏项目计划的条件下成功地完成项目的经验。重要的差别在于，对于每一个不成功的项目的经验，我们发现人们抱怨失败的原因是缺乏计划)。

　　 ．随着项目复杂性的增加，计划的价值也随之增加。

　　 ．经验告诉我们，项目和组织倾向于实施计划而不是过度计划。