工作流程中的无效活动如何优化

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

22．如何优化流程的无效活动
上面谈到的“检查”(具体表现形式往往就是“签字”)等流程中的四大可疑活动，要如何整改呢?我们可以进一步来分析，这些活动到底是必要的，还是可以被优化的。如果要优化，可以按照ESIA进行。
ESIA是eliminate，simplify，integrate，automate的缩写，其含意分别是清除、简化、整合、自动化(见表5-1)，这是减少流程中非增值活动以及调整流程的核心；增值活动的实用原则。

    E：清除
    主要指清除企业现有流程内的非增值活动。非增值活动中，有一些是不得已而存在的，而另一些则是多余的，我们所清除的应该是多余的非增值活动。因而在设计流程时，对流程的每个环节(或要素)，可以思考“这个环节为何要存在”、“这个流程所产出的结果是整个流程完成的必要条吗”、“它的存在直接或间接产生了怎样的结果”、“清除它会解决怎样的问题点”、“清除它可行吗”。通过一系列的问题，来着手判断是否为非增值环节，是否多余，它的存在产生了怎样的不利影响，而清除是否可行。如何消除或较小化这些活动，同时又不给流程带来负面影响，是重新设计流程的主要问题。
    ·过量产出。超过需要的产出对于流程而言就是一种浪费，因为它无效地占用了流程有限的资源，在一定意义上，它带来的问题是增加库存和掩盖问题。
    ·活动间的等待。指流程内任何时刻由于某种原因导致的对人或物的等待。带来的问题是造成待处理文牍和库存物品的增加，通行时间加长，追踪和监测变得更加复杂，却几乎未增加顾客价值。
    ·不必要的运输。任何人员、物料和文牍移动都要花时间，浪费了员工时间，增加了成本。
    ·反复的加工。在公司运营流程的实际运作中，很多产品或文件会被多次处理。那么这些处理增值吗?如不增值是否由于产品设计不佳或流程不完善?
    ·多余库存。不但指物品的库存，还包括流程运营过程中大量文件和信息的淤积。
    ·缺陷，失误。一般来说，产生故障的原因除了人员外，很大原因在于流程结构的不合理。
    ·重复的活动。如信息需要重复的录入，而运用了数据库共享技术就可以在整个价值链的任何一点上输入，被整个价值链共享。
    ·活动的重组。是指相似的活动在处理上有部分不同时，为了适应某些特定的习惯就采取不同流程方式，造成流程资源的浪费。这种活动应进行清除与重组。
    ·反复的检验。有些检验、监视与控制已成了一种官僚作风和形式主义，已不具有它本来的意义，甚至成了设置管理层次和管理岗位的理由。应将部分检验、审核工作进行授权，不要事无巨细地都上报，造成审核的形式化和上层领导工作的繁重与低效化。
    ·跨部门的协调。跨部门的协调已经成了本位主义、官僚作风的一个代名词。应加强流程的整体现，进行职责的重新定义。
    S：简化
    在尽可能清除了非必要的非增值环节后，对剩下的活动仍需进一步简化。一般来说可从下列各方面进行考虑。
    ·表格。许多表格在流程中根本没有实际作用，或表格设计上有许多重复的内容。根据重新设计表格和IT技术的介入，可以简少许多工作量，减少很多环节。
    ·程序。在原来设计流程时，通常认为流程内员工的信息处理能力非常有限，因而一个流程通常被割裂成多个环节，以让足够多的人来参与完成流程任务。通过运用IT手段，信息处理能力得以加强，可以简化流程的程序，整合一些工作内容，提高流程结构性效率。
    ·沟通。简化沟通，避免沟通的复杂性。
    ·物流。虽然大部分B2B物流的初始设计都是自然流畅且有序的，但在使用过程中为了局部改进而进行的零敲碎打式的变动，在很大程度上使流程变得低效。有时，调整任务顺序或增加一条信息，就能简化物流。
    I：整合
    对分解的流程进行整合，以使流程顺畅、连贯，更好地满足顾客需求。
    ·活动。授权一个人完成一系列简单活动，将活动进行整合，从而可以减少活动转交的发错率和缩短工作处理时间，实现流程与流程之间的“单点接触”。
    ·团队。合并专家组成团队，形成“个案团队”或“责任团队”。这样使得物料、信息和文件“旅行”距离较短，改善同一流程上工作的人与人之间的沟通。
    ·顾客(流程下游方)。面向顾客，和顾客建立完全的合作关系，整合顾客组织和自身的关系，将自己的服务交送于顾客组织的流程。
    ·供应商管理(流程上游方)。消除企业和供应商之间的一些不必要的官僚手续，建立信任和伙伴关系，整合双方的流程。
    A：自动化
    对于流程的自动化，不是简单以自动化完成就可以了，事实上，过多使用计算机反而使得流程更加复杂和烦琐，因而要在对流程任务的清除、简化和整合基础上应用自动化，同时，任务的清除、简化和整合也要依靠自动化来解决。
    ·脏活，累活与乏味的活。
    ·数据的采集与传输。减少反复的数据采集，并降低单次采集的时间。
    ·数据的分析。通过分析软件，对数据进行收集、整理与分析，加强对信息的利用率。
    这个口诀在中国企业里得到了进一步的发展，有企业在应用ESIA口诀时，提出了自己的想法：不能只是像ESIA强调的那样做“减法”，国内的企业还需要做“加法”，即填补增值的活动，口诀也就演变为ESEIA，在“清除、简化”的“减法”完成以后，再做E(establish，填补)的“加法”，然后，进行“整合”与“自动化”。
    思考一下，行动起来
    阅读下面的文字，分析江苏省淮安市国税局“一窗式”流程改革具体做了哪些ESEIA。
    2003年10月12日，中央电视台《新闻联播》节目报道了江苏省淮安市国税局流程再造的改革成果。全文如下：
    作为国家税务总局征管改革的试点，江苏省淮安市国税局以方便纳税人为出发点，进行了一场流程再造的改革。
    记者：各位观众，这里是江苏省淮安市国税局的一个办税大厅，我们看到，他们改变过去窗口式服务，运用流程再造，与纳税人实现零距离接触，实现了在任何一个柜台，办理任何一项涉税服务的工作流程。
    记者看到，流程再造改革的核心内容就是，改变过去按职能窗口划分的服务方式，运用信息技术，在税务机关内部，把涉税事务分解成受理、审核、发票、发证等l 70多个工作流程，这些流程通过信息系统，在每个综合柜台都可以办理。在对外服务方面，从纳税人首次到税务机关办理税务登记时，就一次性采集纳税人所有的涉税信息资料近300条，避免纳税人在办理不同涉税事务时需提供各种材料、证明等烦琐的手续。
    江苏省淮安市钢铁公司财务人员张海玲说：“我今天来办三件事，一件是纳税申报，二是领购发票，三是发票认证。以前办理这三件事要跑很多次，现在只需一次，而且只在一个柜台就办完了，所以现在感觉办事很轻松。”
    据统计，江苏省淮安市国税局进行流程改革后，办税环节由原来的200个减少到80个，平均办事时间缩减了60％，对纳税户考察、检查次数减少了一半，彻底解除了纳税人反映强烈的多头跑、多次跑、排长队等烦恼。