项目启动大会举足轻重

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

第九章如何开启动大会
    很多信息化项目在刚刚签约后，客户会主动要求召开一个启动大会，以期引起企业内部的重视。即使客户不主动要求开启动大会，项目经理出于让所有参与部门认识到项目的重要性，取得高管的支持的目的，也会努力争取召开一次大规模的启动大会。
    大多数软件公司售前介绍的实施方法中一般也会将启动大会定为必要的步骤。国外软件公司参与的信息化项目中，特别是在ERP项目中，召开启动大会是必需的过程。
    为什么一定要召开启动大会呢?召开启动大会是不是真的就降低了项目风险?国内软件公司参考国外方法论，高调召开启动大会是否合适?很多项目经理对启动大会并不很以为然，认为是走过场、走形式，并无实际意义的一个会议而已。其实不然。
    第一节为什么要开项目启动大会
    客户和软件供货商对于召开启动大会是有不同的内在需求的。
    对于软件供货商而言，由于很多项目在销前阶段主要是通过电子商务工作推动的，对客户业务并没有深入的了解，那么到了现场立即筹备召开启动大会其实存在巨大风险，因为实施团队还没有了解整个项目复杂程度，还难以表现出对项目的驾驭能力。
    此时项目经理一定要非常清楚，项目启动大会在形式上是个里程碑，召开启动大会的核心目标是在姓名前期完成组建一个得到客户各个层面认可的项目团队，而且要约定好整个项目团队 (包括客户内部成员)之间沟通制度，并取得和各个业务部门在业务接口(界面)的认可。
    在启动大会上，项目经理代表整个团队给客户所有参与部门介绍整个项目团队和工作方法，客户权力部门表达对项目团队和项目工作方式的法定认同。
    项目启动大会必须要传达两个重要信息，第一，企业领导对项目的重视和支持，体现“一把手挂帅”，第二，向所有将接触到项目的员工介绍双方项目团队和工作制度，树立项目组成员的执行权威，让大家配合工作。
    对客户项目组而言，启动大会应该让客户项目组明确认识到高管对项目的支持、期望及考核压力，同时将这些压力和期望转化为动力，促使客户项目组也全心投入到项目实施工作中。
    启动大会也是对前期IT部门选型工作的认同，同时要让客户各个部门意识到自己未来工作中需要抽出精力配合进行信息化建设，甚至暗示信息化建设部分内容将成为所有相关部门的考核内容，以确保项目能够顺利进行。
    一个项目的开始阶段较关键的工作不是明确项目目标(项目的目标可能在合同中已经明确约定，也可能需要后期经过调研明确)，而是建立团队。好的团队是一个项目成功的一半，没有高质量项目组成员，信息化项目往往不会很顺利，因此必须在项目启动初期多花时间找到合适的项目组成员。这是项目启动阶段较重要的工作。
    项目经理不要把组建项目组当作是一次性可以解决的问题，要有随时动态调整项目组成员的意识。
案例
    软件公司项目经理小李开始负责一个新的企业信息化项目实施。该项目召开了隆重的启动大会。启动大会上，客户单位高层领导发言了，相关部门也都表态支持。客户单位的IT部门也提出了对各业务部门的要求。小李和实施经理小彭作为软件供应商项目组成员和大家一一认识。会后，客户各自回部门做各自的业务，就等项目组来调研了。
点评
    一般而言，项目组是指整个项目团队，应包括客户项目组成员和软件供应商管理项目组成员。但实施的实际过程中，用户单位甚至很多软件公司项目经理也常常将项目组默认为软件供应商项目组成员。
    如果一个项目在启动阶段就没有合适的客户项目组成员参与，那么想在项目后期再拉用户参与就太难了。有经验的项目经理应该一进入客户企业就随时注意沟通和交流，发现好的客户人才一定要主动想办法通过各种渠道请进来，充实到项目组。
    第二节什么时候开启动大会
    启动大会看起来是个形式，但会议的成功与否对项目实施有巨大影响，企业(特别是IT部门)客观上也欢迎这种场面宏大的形式，那么到底是不是每个项目都需要开启动大会呢?
    如果一个项目合同金额足够大，不用提醒，客户自己都会认真组织、布置、召开启动大会，大家都可以感受到客户对项目重视程度和按进度要求完成的压力。对于很多上国外供应链管理系统的企业，花费的资金绝对够得上让高管关注，或者获得的知名度和影响力也足可以让高管参与。
    但是在以下几种情况下，可考虑不开启动大会，或者当项目实施到一定程度时再召开启动大会。
    ◆弱势软件公司签下了严重过度承诺的合同
    国内软件公司绝大部分都是弱势公司，即使是一些产值很高的公司都不见得比国外一个小公司的产品有影响力。
    弱势公司为了击败强势公司，往往会用较低项目金额承诺一些定制开发。而强势公司完全可以要求客户按照其产品进行业务流程重组，尽管很多时候依据国内外咨询公司建立的新流程也未必高明和实用，实施效果也未必好。
    这种过度承诺的项目从实施角度来看风险很大，很可能在项目启动后很长一段时间内软件供货商都很难拿出合适的产品到现场实施。此时，必须低调处理项目启动大会，甚至暂时不召开启动大会，在项目找到可实施路径的时候再召开启动大会更合理。
    ◆金额很小的项目可不召开启动大会
    有的客户虽然签订了一个复杂的合同，但投入的费用其实很不合理，供货商出于种种原因还是签订了合同，此时指望供货商提供强大的实施资源不太现实，因此项目经理尽可能不要扩大项目影响，这样可以在合理条件下尽量调整项目边界，使之可以达到可承受的成本范围内。
    如果召开一个高调的启动大会，客户主管领导可能又号召大家动脑筋、提建议，发动面越广，项目需求越可能控制不住，此时高调的启动大会不但不能帮助项目／顷利启动，反而很可能造成项目走不下去，客户的投入全部报废的后果。
    在这种情况下项目经理完全可以和客户沟通，低调起步，取得一些成绩，得到客户各方面认同项目目标后，适当追加费用，把项目顺利完成。在这种情况下，低调反而是对项目的一种自我保护，会屏蔽掉很多不必要的干扰，也是对企业负责的态度。
    ◆工具化，产品化的项目可不召开启动大会
    现在实施三维设计OA软件的企业很多，花费达到几十万的也不少，很多时候远远超过管理信息系统的投入，这里不讨论这种投入比例是否合适，但一个奇怪的现象就是，很多企业并不为这些花费不小的项目开启动大会。
    原因很简单，工具型培训掌握的软件是没有实施风险的，业务部门很清楚掌握这些工具对业务和个人的好处，会比较自觉按领导要求去接受培训，在截止日期之前掌握软件，根本就没有召开启动大会发动全员重视的必要。
    同样如果我们应用的是非常成熟的业务和系统模块，也可以快速调研、快速安装、快速培训、快速见效，那么也不需要召开启动大会，较多只需要召开一个推广大会，业务部门强化培训一段时间即可。
    ◆具备良好信息化实施经验和管理规范的企业不需要启动大会
    如果客户的信息化工作已经成为一项日常工作，已经具备大量信息化项目实施经验，有良好的实施团队，信息化已经成为每个部门标准工具和日常流程中一部分的时候，再上一个新项目就不需要启动大会这种形式了。
    ◆经过充分磨合的用户可不召开启动大会
    有的项目是老用户追加，再增加比较大的投入合作新项目，和软件供货商队伍磨合已经完成，新项目只是扩大应用深度，可以看作是历史项目不断的深入，此时也可不召开启动大会。不过在新项目业务流程验证完成后可以召开一个新项目上线动员大会。
    ◆无法摆平内部关系的项目可暂不召开启动大会
    有的项目商务阶段过于复杂，选型结束后客户内部仍然存在矛盾，此时如果立即召开启动大会，很难快速化解矛盾各方，启动大会必然就流于形式了。这种情况下项目启动大会可以稍微缓一缓，创造出一些条件后再召开效果更好。
    项目启动大会既约束客户，也约束软件供货商。客户对供应商项目组有合同约束手段，反过来软件项目组也一定要让客户项目组受到内部考核机制的约束，这样双方才能在启动阶段认识一致，同心同德完成项目实施。如果从启动阶段开始，客户项目组就变成软件供货商的监工；大部分时间用于检查软件供货商的工作，指责他们进度的拖延，而不配合软件供货商调度资源、推动进度的话，那么这个项目失败风险就增加了。
    第三节启动大会怎么开
    在上节列举的特定情况下，启动大会可以不开或缓开的，那么绝大部分项目都是要召开启动大会的。在客户没有这个意识和要求的情况下，项目经理更要主动要求客户配合召开启动大