调研工作准备阶段容易犯的错误分析

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

第一节调研工作的生命周期
    调研工作可分为三个阶段：
    第一个阶段就是调研准备阶段。这个阶段要完成调研计划的确认，调研背景资料的准备两方面的工作。
    第二个阶段就是现场调研阶段。这个阶段要根据计划完成各项调研工作，取得用户认同。
    第三个阶段就是调研后续工作落实阶段。调研结束后往往要准备产品配置、解决方案编制等工作流，所以调研结束后一定要趁热打铁，把后续工作落实到一定程度再做其他工作。完成了这些工作后调研工作才能算结束。
    第二节调研准备阶段容易犯哪些错误
    ◆计划不够细致
    有的人在进行调研计划安排、落实具体活动的时候，往往只有这么简要的几句：某年某月某日，在某地某部门进行业务调研。这样写计划要么是项目经理不清楚调研从哪里下手，只好先这样凑合出一份计划，到了现场后再走一步看一步；要么就是项目经理自以为有一些调研经验，知道如何处理，所以在写计划时偷工减料。
    一份好的计划应该是可操作、可执行的，也可以让用户看明白的。一份详细的计划作为项目正式实施开始，正是恰到好处地体现了我们的专业背景和职业素养。
    建议计划不妨细化到每天上午、下午时间段分别调研哪个部门，需要怎样资历人员配合，需要配合多长时间，将了解哪些方面的业务问题，需要准备哪些相关数据。这样也便于用户的领导提前配合安排。
    还有一点必须要明确的是，写一份详细的计划并非一定要让调研时间变得很长。任何调研工作都不可能一次把所有情况搞清楚。实际上，在项目中要有随时调研的意识，一旦发现新的事实和历史调研结论不符合，我们马上可以重新完善我们的调研结论，进行相关调整。每次调研都应有一个成本的概念。对内调研只是为了获得可以进人下一阶段工作足够的信息，只要达到使下阶段工作可以顺利启动的目标时，调研就可以结束。
    有时候一两天的调研也可以达到这个目的，调研同样可以结束。
    ◆计划没有在内部沟通
    有的人接到调研任务，将计划写好，立即就开始和用户沟通，工作态度很好，是不折不扣的行动派。但是前面已经强调过，调研工作不是一个单独的业务行为，调研是一个承上启下的工作。所以调研计划一定要征求客户经理及其他配合调研人员的意见，一些重点项目甚至要征询公司管理层的意见。
    调研者不要匆匆忙忙搞完一个调研计划，提交一份文档，就投入到具体的工作中。
    计划的内部沟通过程是和其他部门约定后续工作配合的过程，和别人约定阶段工作的输入输出文件和质量要求，便于其他部门安排好后续工作。
    ◆计划没有得到用户确认
    项目经理写一个计划是给用户分管领导确认的，因为调研是要占用用户的资源。用户领导对供应链管理项目团队工作内容了解越清楚，就越方便其安排内部资源配合工作。因此计划在执行之前一定要让用户领导理解并落实准备工作，这才叫确认计划。
案例
    项目经理小李和一个客户项目负责人约定要启动调研了，他写了一份计划，说明调研派出团19,-&数和计划天数，还说明了调研要了解的大概内容，请客户确认能否按计划时间启动。小李在得到客户肯定答复后来到现场，这才发现客户这边根本没有配合好，无论是要求准备的数据还是要求约的被调研对象，都没有准备。小李不得不调整计划，在现场重新落实计划的工作内容。
    请问怎样避免出现这样的情况呢?
点评
    用户客观上都希望项目团队在现场的工作紧凑合理，不浪费彼此的时间。但用户并不清楚如何做这种调研，他们能做的就是按照管理软件公司意见尽量安排合适人员配合。
    如果调研计划只是含糊说明某几天要来现场调研的话，实际上用户领导可能会回答，那你们先来，来了再说。结果到了现场发现准备不足，把大量时间都浪费在协调调研资源和等待上。
    有的人把调研计划做好，告诉用户相关行程，就准备按计划去现场了，这样的调研者不及格。
    有的人会提前发邮件或传真给用户，然后电话确认收到，然后和用户确认时间无问题，然后再去，这样的调研者60分。
    有的人不但会确认计划时间，还会认真了解客户是否认同计划内容和是否有相关业务人员配合，得到肯定承诺后再去，这样的人80分。
    有的人还会准备一些前期调研文卷和数据准备清单，让客户经理配合落实后再去调研，这样的人100分。
    调研计划至少要做到80分!计划发给用户后，一般大部分用户不会认真看并落实，特别是一些在客户单位地位不高的联系人，可能连为这个事找领导的协调能力都没有。所以打电话确认的时候一定要请用户确认是否可以按计划进行，得到肯定答复后再出发，这样计划执行保障性会高一些，也给别人留下一个认真的印象。
    ◆没有认真进行准备
    调研要认真准备，但说来容易做来难。很多人调研前的准备工作都是很随意的。没有经过认真准备的调研，到了现场很可能对各种突发情况措手不及。从应付各种用户刁钻古怪的问题的角度而言，调研准备永无止境。
    好的调研准备工作可以包括以下17个方面：
    1．如果有的话，一定要认真阅读电子商务合同和技术协议。
    2．阅读前期技术方案和各类备忘录。此点非常重要，不仅仅要阅读，还要保证自己工作质量和规范，要和前期保持一致，一个行为高度一致的公司是核心竞争力很强的公司。
    3．和项目前期人员(咨询顾问、客户经理和平台主管)充分沟通。听取他们的建议，使自己调研更有针对性。
    4．熟悉公司已实施的相近项目的情况。以往类似客户业务调研报告和解决方案将对我们现在的工作很有帮助，甚至在调研过程中给我们很多思路上的启发。
    5．熟悉相关协同软件产品的功能及发展方向。很多人在工作中不注意和规划人员的沟通，其实在调研前确认自己了解产品的发展方向，现有和近期可实现的功能，提前想好说法，在调研时遇到一些很难回避的技术题就可以做到心中有数。当然较好的说法是这个功能我们已经实现了，在某某项目上已成功实施过。
    6．了解企业所处行业的行业特点、竞争态势、产品研发特点。这些要从公司，特别是网上查询数据分析，建立一个基本的业务原型，这样在调研时可以让用户感觉到我们还是做了很多工作，对项目很认真。
    7．准备同用户交流时的软件原型或PPr文件。有的时候用户在调研过程中提出要我们做一个培训和软件演示的要求，一般情况下我们应该避免在售前调研阶段做这个工作，因为经过精心调研和仔细准备后再进行这个工作，质量会更高。
    但在售后实施调研时，我们有时候需要先主动做这个软件演示和理念培训工作，收敛用户的思路，引导项目边界，所以调研者也应提前对这些方面工作做准备。
    8．准备客户业务调研问卷。不一定要给用户，但一定不要让自己遗漏该问的问题。而且应该设计一些切合业务现状的暗示性问题，引导用户提出有价值的需求。
    9．设计业务调研方案。业务调研方案可以不断积累自己的调研经验，形成体系化的经验。
    10．设计业务调研计划。计划一定要用心，用心才能做好。
    11．准备业务调研流程培训材料。到现场调研时需要让用户知道我们的调研方法和思路，用户才好配合，也认可我们的专业化程度，这个应该结合公司流程和自己体会进行准备。
    12．准备各种专用和常用软件安装盘和加密狗。有备无患。
    13．笔记本计算机。IT人员的必备劳作工具，如果没有就用纸和笔解决问题。
    14．常用行业样例及标准配置数据。用户很难提供明确需求的时候，让他们看看我们在别的用户成功样例，有助打开思路，也体现我们给用户带去先进管理方式和成功经验的合作初衷。
    15．公司各种流程管理文件。遇到一些用户提出麻烦或不合理的要求时，用公司流程去拒绝。搞不清楚该什么做时不要信口开河，翻翻制度再说。
    16．可能涉及的业务难点培训数据和问题集。用户的问题千奇百怪，多准备一点没错，不断积累这些问题就是个人知识完善的过程。
    17．公司小礼品。调研完成后送给调研对象一个小礼品是很容易给对方留下好印象的机会。如果有政策，一定不要浪费。
    我们每个做过调研的人扪心自问，调研准备17条我们到底做了几条?