项目的回款如何有效实施

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    主动提出回款要求，这是有些实施人员较难做到的一点。不知道如何开口，开口后不知道如何回复用户的质问。
    较难是开口要钱，开口后较难是觉得心安理得。有的实施人员总觉得项目做得还不够好，不好意思去要钱，用户一说“你们哪里哪里还有问题还好意思来要钱”，实施人员即使本来感觉做得还不错，也会灰心地回去做技术工作。因此回款这个事情较难的就是要理直气壮地去要钱。
    为公司催款是每个员工天经地义的工作，我们是在为公司生存催款，有了钱公司才有资源为用户提供更好的服务，再说哪有软件毫无问题的呢?越是大的系统问题越会多一些。
    就像有的人催别人还借自己的钱一样，催款难就难在自己的心理顾虑上。特别是搞技术的人，去负责催款确实不是较佳选择，这本应该是电子商务人员的工作，也是商务人员的强项，但为了公司的生存和业绩，项目经理还是要承担一部分催款的职责。
    不管项目实施得好不好，只要开口要钱，用户马上就会提出现在付款不合适的理由。这个时候项目经理要趁机明确：现在条件不合适，具备什么条件就是合适?
    项目经理要和用户不断强化回款条件，有了回款条件，等于给自己清晰约定了工作目标，应马上把这个工作目标(回款条件)写进后续工作备忘录，达成一致意见后落实。
    在项目实施过程中项目经理只要觉得具备一定条件，就要主动提出验收，往往验收是否顺利取决于双方对验收目标是否达成一致。
    项目经理不断提出验收要求，就可以不断就项目目标进行清晰定位，反复几轮后，验收目标就清楚了。这个时候双方项目组对该解决的问题就尽快解决；不能解决的问题就想办法变通；不好解决的问题可以进行价值置换，或者追加资源投入，或者紧急开发，或者变更合同等。
    回款条件也不是一谈就可立即写成备忘录，先不断提出各种可行回款条件，逐步优化选择较合理的条件给双方认同，并不断利用各种给用户方上级领导汇报工作的机会明确下来，较终写到备忘录中成为未来开展验收工作的依据。
    一旦项目目标一致清晰后，项目经理要全力保障回款条件的实现。如果根据验收条件，项目还存在开发需求，那么项目团队应在第一时间向公司提出需求和缺陷改进意见，并强力推动纳入公司内部版本开发规划，为按计划回款争取时间。
    整个实施过程中不断通过详细备忘录约定和强化验收条件，并强调我们正逐步不可逆转地接近验收条件，关键项目进展一定要形成备忘录并由用户确认。
    一旦彻底达到回款条件，还别忘了请商务人员做去商务工作，搞技术的可以催钱，但不要直接碰钱。
    要钱被拒绝不可怕，可怕的是不搞清楚为何被拒绝。用户很难连续拒绝三次请求，特别是每次拒绝后项目团队都把工作按约定要求推进一步的时候。在用户出现松动时千万不要轻易撤离现场，不见款不走人，回款也是意志的较量。
    第一节要求回款必须清楚验收条件
    要想控制回款工作，项目经理在承担多个供应链管理项目的情况下，要合理确定每个项目的催款顺序和催款点，合理安排时间和行程。
    每个项目要求回款时要清楚如下信息：
    1．谁是验收人?
    2．验收标志是什么[约定业务是否上线、约定业务是否可用、约定功能是否实现、约定配置和服务工作量是否做到、约定内容是否得到某人或某方(专家、政府检定部门、总包方、监理方)认可]?
    3．验收证明文档是什么[签备忘录，软件公司标准格式验收报告还是用户指定格式的结项报告(验收报告)，或者是专家意见书或第三方监理意见书]?
    4．文档签字方式是什么[双方项目负责人签字认可，业务使用部门签字认可，如果有多个业务使用部门或上下级部门时，是要全部签字或是逐层签字，专家签字，需要第三方监理签字，ERP方(总包方)签字]?
    5．验收方式是什么【签字即可，开内部验收会，请专家或监理来开验收会(是否要准备项目各项资料，是否要准备汇报PPT文件或动画文件，是否要准备现场演示，是否需要用户方的人亲自演示)，政府专家组验收会】?
    第二节弄清楚付款流程
    1．催款启动条件是什幻
    2．催款金额是多少?
    3．付款企业是否要做预算?预算周期是多长?回款资金是否可以进入或已进入预算?
    4．谁是财务付款程序发起人?
    5．谁是付款认可签字人?可能不止一个人，在每个阶段正常情况下需要几天，这些人出差是否频繁?
    6．流程中的关键人物是谁?商务团队中谁负责维护和这些人的关系?
    7．开发票的要求(先开发票再付款，先付款再开发票，是开技术发票还是开增值税发票，付款单位名称、账号，前期已开发票是否收到，已开金额)。
    8．用户扎账日期，用户的开户银行，银行扎账日期，银行转账周期。
    9．用户资金情况和信用情况，他们期望采取或可接受的支付方式(现金支付，支票支付，银行兑票，商业兑票)。
案例
    项目经理小李负责的一个项目功能已经调试通过，可以进入实际运行。小李觉得项目实施应该是取得了突破性进展，因而在备忘录中提出系统技术上已经达到可运行状态，可以考虑按合同要求支付款项。
    但用户表示系统是否真的能运行还要实际试运行几个月，看有没有什么问题，因此目前不可能付款。
点评
    提出回款要求时，用户一般会找理由推一下，而且很多时候用户也希望系统能更稳定运行一段时间再付款。他们潜意识中害怕一旦款项支付就失去约束软件公司的资本，进而无法得到良好的服务了。
    小李在备忘录中提出回款要求是合适的，不要等所有工作都做完美了再提，工作流软件永远没有完美的。
    如果可能争取用户对实施团队和软件公司的信任，项目经理可以要求用户提前办理付款，然后实施团队按约定把后续工作做好。
    如果用户不放心，就约定在多长时间内系统正常，就正式验收和付款。
    无论如何，工作一定会向有结果的方向前进一大步。