案例：乡村消防新B2B系统和Blue Rhino的OA系统

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

案例
1．启蒙案例：澳大利亚Victoria乡村消防部门以新系统响应紧急服务
    Victoria乡村消防部门(CFA)是全球较大的志愿者紧急服务之一，在澳大利2EVictoria州，有63 000个志愿人员、1 200多个消防站、850个全职支持和管理人员。它负责980 000个家庭和150 182平方公里的土地上的250万名居民的消防。2001—2002年，CFA响应了34 139次事故。CFA与志愿力量的有效沟通可谓是生死悠关的大事。
    直至现在，CFA一直在为管理过程功能重叠的多种技术和应用而努力。这些系统正在维持着大量的冗余而且经常不一致，数据失去控制。CFA系统的数据不可信，正在影响着CFA提供紧急管理和保障社区安全的能力。
    CFA的管理层和顾问签订合同，去开发一个名为消防队在线网站，以提供信息给志愿者和开发更多的集成企业系统。这个关键项目是一个紧急事件管理系统，它提供了对应对无情的火灾的人员和设备的管理，并支持当地的OA信息系统。当地的信息系统存有关于一个特殊地区的信息，包括当地的风险，如工业区的危险物的存在、危机处理的预定程序和CFA在该区域的教育活动等。
    其他重要项目包括：财务、资产管理和人力资源的新系统，面对职员和志愿者以及社区交互的门户网站一个与当地政府、公用设施和其他州的消防机构沟通的网站，一个业绩管理的B2B系统，一个多媒体的公司数据库。CFA可以利用SAP企业系统的财务模块为市消防队开发。
    针对每一个项目，CFA研究信息需求，评价各种方案，评价业务过程，并开发一个业务案例和实施计划以保证它们与业务目标的协调。消防队的志愿者和信息系统专家提供系统应如何设计的输入。虽然不是所有系统都能立即实现，但CFA能知道一个关于它需要什么的清晰想法和一个发展策略。
2．BlueRhino慢后再领先
    BlueRhino是一家总部位于NorthCarolinaWinston·Salem的贸易公司，自认为是丙烷圆桶交换服务的国内领导者。灌装燃料后院炉架的拥有者可在近3万个零售点——包括Home Deport、Wal-Mart、Kmart，这些零售点分布在48个州和波多黎各——可用他们的空桶交换由Blue Rhino充满燃料的桶。该公司雇用了355个工人，63％的人员执行分配者的任务，其余的人员服务于财务、销售和市场、信息系统、仓库运作。除交换业务以外，BlueRhino经营丙烷相关产品，包括架子、室外加热器、害虫防制设备。
    运行仅10年，BlueRhino业务增长很快。2003会计年度它的收入达到2．582亿美元，两年增加了86％。与公司同期的经营收益相比高出了500％。大多数这种增长来自于较近的丙烷桶业务的变革。过去，丙烷架的拥有者需要带着他们的丙烷空桶到零售店去灌装。Blue Rhino现在的做法是用空桶交换已充好的桶，这样，效率更高而且更安全。顾客没必要等店员灌装或待在业务进行的易燃环境中。另外，这种交换防止了顾客多年使用一个桶，因为这可能造成危险的损坏和桶的腐蚀。转换再充的顾客为交换的顾客的方法和因交换增加圆桶是BlueRhino策略的两个关键因素。
    BlueRhino所实施的策略和过去10年许多新公司有很多相像之处，即具有企业家精神。在CEOBillyPrim的领导下，Blue Rhino避免了微观管理和官僚制，允许它的经理们行动快速自若地追求商业机会。Prim不仅赞扬他的公司的产品和服务的优点，而且还赞扬达到产品要求的活动和生活方式。Prim考虑得更远，甚至买下了Winston—Salem的未成年人联盟的垒球队，它的比赛成了促进室外活动(如夏季烧烤)的很好场所。
    较近几年，无论如何，Prim不得不拉住Blue Rhino溃退的缰绳更紧一点。数月以来，从主要公司的大量严重的会计丑闻充斥新闻头条中醒悟过来，国会在2002年通过了Sarbance-Oxley法案要求市场资本在7 50075美元以上的公司上层主管(CEO、CFO)对他们企业的损益表和资产负债表负更大的责任。特别在2004年7月15日，在财政年度结束时，公司们必须准备一个管理报告证明它们的季度和年度财务报告的正确性，这个报告必须指出公司已采取了合适的测量以保证这些报告的真实性。另外，公司的外部审计必须签署这个报告。
    对作弊报告的惩罚是十分严厉的，较长可监禁20年。因此，许多公司被迫检查与检修它们的企业过程和系统，通常花费很大。许多企业部署了不同的系统去管理不同的部门，如会计、库存和顾客。为了便于报告，理顺这些系统成为一个可靠的电子商务系统，这是一项复杂的任务。
    对Blue Rhino而言，遵从Sarbanes·Oxley法案，也要求在文化和运行程序上有一个根本性的改变。公司的上升部分是由于企业决策和即时处理的能力。在Sarbanes-Oxley法案下，每个决策均需要通过一系列的校核和批准，以保证所有企业处理的有效性和合法性。较初，这对BlueFhino雇员是一个不愉快的变化，它们习惯于相信他们自己的行为。
    Blue Rhino主管承认，虽有某些怨气，受到Sarbanes-Oxley法案的约束也有一些好处。在法案通过之前，Blue Rhino已经开始修整它的财务实践。然而这些努力总有些目标不明确，直到Sarbanes-Oxley的要求启动以后才有所好转。
    公司面临的较大问题之一是它控制库存的水平。分销商应呈交一项项的会计应付应收数据。这些报表由BlueRhino的雇员在每月底收集，他们手工录入这些电子报表并集成这些报表成为公司范围的报告。公司没有办法自动集中库存数据，要用一周或更多的时间来完成这一过程，而不是很少几天。手工汇总数据的超额时间经常会形成国内库存状态的断接，从而导致BlueRhino处于超库存的状态。
    纠正这个库存问题的第一步就是实施零售系统软件，使之能自动化递送库存信息至公司总部。BlueRhino转向了Metastorm的E-work企业过程管理软件(BPM)。库存数据自动化后，Blue Rhino可根据实际需求运输它的桶至分销商，而不是根据可能过时的数据估计。然而，修改数据和培训雇员正确地使用系统需要数月时间。
    遵从Sarbanes-Oxley法案还要求附加的系统工作。Blue Rhino需要文件化它的直接和间接的财务运行。CIOBobTravateilo的团队描绘了每一个过程，包括数据流、资金流动，涉及会计、订货、库存、供应链管理和运送等个人活动。这个团队寻找一些缺乏足够控制的地方，以保证没有合适的批准，信息不能被改变。另外，职员需要保证数据以原样呈现，错误和不一致的数据发给审查这些数据的经理时应当是明显的。信息技术人员也要寻找不容易被发现的系统的漏洞。通过这些滤波器检查企业过程的过程中，BlueRhino发现了一些不足之处，例如，IT人员有能力修改税务数据。
    Travatello团队发现了几个需要改进的过程，即使它们不是直接与财务系统有关。例如，人力资源部门关于新人员的需求，需要事先与盯部门通过电话或电子邮件进行沟通。结果，这些需求直至雇员已经报到了还没有沟通好。从而，新雇员需要几天的时间才能收到执行他或她的职责的设备，这带来了生产事不必要的损失。BlueRhino通过人力资源应用软件包解决了这个问题，使雇员设备需求的信息自动化地传到盯部门。这个自动化的工作流使IT部门安装计算机、电话号码、账号、密码和其他设备等工作在雇员被雇用以后立即可以完成，从而使雇员到任的第一天即可执行他们的职责。
    其他努力还包括，重设计Blue Rhino的顾客服务系统。分销商填完丙烷圆桶的手工订单后，通过传真或电子邮件将它们传至总部，到订单完成可能需要好几天。一个新系统使分销商能将它们的要求填入在线表格，自动传至中央采购。批准的订单马上被填写，使数据立刻适用于会计、库存和供应链管理以及公司主管。这个系统在订货周期中减少了几天时间。
    为了改善顾客服务，BlueRhino开发了一个自动工作流系统，处理顾客的请求，如校核担保信息、订货和运输替换零件、提供维修指南等。在Sarbanes-Oxley通过以前，这些企业已经种下改进的种子。然而，BlueRhino财务主管MarkCastaneda说，“Sarbanes-Oxley让我们在我们现在的路上走得更快。”初始的库存管理项目教给了组织很多关于重设计信息系统方面的知识。当Sarbanes·Oxley成为现实时，为了满足这个法案的要求，Blue Rhino投入了40万美元和25％的公司IT成员的力量。他们可以通过已采用的库存管理软件去与Sarbanes-Oxley的要求保持一致。
    BlueRhino管理层希望所有这些系统变化能带来人员、销售和管理成本的降低，而公司可以继续增加它的收入。如果可能，以后2—4年每年的净收入将增长25％。
    尽管Sarbanes-Oxley带来了无可否认的利益，BlueRhino主管仍然坚定他们的信念——这个法案是一个障碍。他们认为，他们的再工程努力应能有同样的结果，又不会中和了公司的进取精神。虽然CIOTravatello痛惜BlueRhino被迫发展了没必要的官僚结构，他并不认为这个官僚结构降低了公司的业务。雇员和顾客将必须调整想法，即事务将以一种有序的步伐发生。无论如何，Travatelio相信BlueRhino将满足规定的限期，并以过去一半的时间完成它的财务报告。该公司也就有了新发现的信心，即对其