阐述工作流信息系统的商业价值

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    信息系统带来的主要挑战之一是确信它们能提供真正的商业价值。在信息系统的项目中有很高的失败率，因为组织未能正确地评估它们的价值或者公司未能有效管理针对新技术引入的组织变革过程。ChuHongKeong和他的团队在马来西亚HSBC就认识到了这一点，并非常尽力地为银行及其顾客在实现V-银行企业过程及其新系统时所带来的变化做准备。
    在你的职业生涯中，你将会经历多次新信息系统建设项目。你将需要知道如何测量这些投资的商业利益和如何保证这些系统在你的组织中运作成功。在本章中，你将学到测量信息系统商业价值的各种方法。你还将学到成功的系统实现和降低系统项目风险的战略中变化管理的任务。
13．1 了解信息系统的商业价值
    在考虑系统的商业价值以前，了解公司对信息系统的两种投资形式是十分重要的。公司投资于电子商务信息系统项目有很明确的目标，并在12—24个月内实现。公司还要投资于信息技术(1T)基础设施，这个投资时常持续一段很长的时间。基础设施的投资可能包括更新台式客户机的操作系统为较新版本的Windows操作系统，增加公司的服务器数量，将电话转换为IP电话，提升公司的国际带宽以加速和离岸下属的沟通。公司也可以用外源化方式进行基础设施投资。
    了解信息系统项目投资的商业价值是相对直观的，大多数零售系统项目可用传统的会计方法来判断。IT基础设施则较困难，但不是不可能，本节后面将讨论合理地应用较新的评价技术。
    所有信息系统投资——无论是项目还是基础设施——均以两种形式为公司带来价值。较明显的价值贡献在于改善现有的企业过程或创造全新的企业过程，其结果是提高公司运作的效率。信息系统还可以用于改进决策、增加决策的速度和提高决策的正确性。改善企业过程和管理决策两者都可以用传统的资金预算法测量，将在本节后面叙述。
    信息系统也能以增长公司战略优势的方式创造价值。公司的价值可能不是投资的立即超额回收，而是长期的回收，这是由在行业中较好的战略地位所决定的。系统可帮助公司实现差异化和持续优势，例如，加强顾客和供应商的联系，产品和服务的差异化，增加长期的灵活性和适应性。
    先行者时常花费高成本，只是为了成为第一个新技术投资者，但它们也经常失败，而第一个跟随者时常能模仿创新。但在复杂的技术投资的情况下，如戴尔和沃尔玛，就不清楚模仿是否可以成功或很快地跟进。例如，戴尔的高效制造能力和直接的因特网市场运作使它在业内实现了创记录的利润和成长，而它的对手却在盈亏平衡点上挣扎。沃尔玛通过投资于供应链管理系统和相关的企业过程，也显露出了一个长期的物流优势。其他企业都不可能模仿成戴尔和沃尔玛的商业模式。
    一个协调一致的强大的信息技术基础设施从长期来看能在公司的生命中起到一个重要的战略角色。在长达5—10年的周期中，IT基础设施投资能使公司在未来实现新技术，或生产新产品，从而具有期权的价值。我们在本节的后面将讨论信息系统的实际期权价值。
    相信信息系统具有价值也是很重要的，但公司未必能抓住这些价值的全部甚至部分。虽然B2B系统项目能带来公司利益，如获利能力和生产能力，这些利益的全部或部分可能会直接给予顾客，如较低的价格或较可靠的服务或产品。社会承认公司们通过维持自己的生存或增加企业的收入来提高消费者剩余。但是从管理的视角来看，其挑战是为公司维持尽可能多的系统利益。
    从财务的视角来看，系统的价值本质上就是投资回收问题。信息系统的投资能否产生足够的回报以平衡其成本呢?
13．1．1 传统的资金预算模型
    资金预算模型是用于长期资本投资项目的价值测量的几种技术之一。其分析和选择各种资金消耗的建议过程叫做资金预算。公司的投资项目是为了扩大生产以满足预测的需求，或使生产设备现代化以减少成本。公司的投资也许是出于非经济的目的，例如装设污染控制设备，为了满足政府要求转换一个人力资源数据库，满足非市场的公共需求等。信息系统被认为是长期投资项目。
    6种预算模型被用于评价资金项目：
    ·折旧法
    ·投资回报率(R01)会计法
    ·净现值法
    ·成本收益率法
    ·获利指数法
    ·内部收益率法(1RR)
    资金预算法依赖于对流入和流出公司的资金流的测量。资金项目产生流入和流出公司的资金流。投资成本是一种流出的由购买设备引起的现金流。在以后几年，这项投资可能引发附加的现金流出，这将由这项投资所形成的现金流入来平衡。现金流入通常采取增加更多产品的销售的形式(其原因是新产品、更高的质量、增加市场分享)，或以在生产和运营中降低成本的形式。现金流出和现金流入之差被用来计算投资的财务价值。一旦现金流被建立，就会有几种方法可用来比较不同的项目和决策投资。
    财务模型假设所有相关的方案都已被检测过了，所有的成本和收益已知，这些成本和收益可以表示成共同的衡量标准，特别是金钱。当某人必须在许多复杂的方案中选择时，这些假设在现实世界中是很难满足的，虽然它们可以取近似值。表13-1列出了系统的一些共同的成本和收益。有形收益(tangiblebenefit)可以量化并给出金钱价值。无形收益(intangiblebenefit)，如较有效率的顾客服务或提高雇员的自觉性，不能立即量化但能够产生长期的量化收入。

第5章引入了整体拥有成本(totalcostofownership，TCO)的概念，它被用来识别与测量超过购买和装设软硬件的初始成本的信息技术开销的那一部分。然而，TCO分析仅提供了评价信息技术投资所需的信息的一部分，因为它一般不涉及收益、成本的类型，如复杂成本、软成本和战略因子，这些将在本章后面讨论。

财务模型的限制
    当财务模型用于信息系统时，众所周知的问题便产生了。财务模型在成本和收益的估计中没有强调风险与不确定性。成本和收益不发生在相同的时间段：成本趋于前期和有形的，而收益趋于后期和无形的。通货膨胀将不同程度地影响成本和收益。技术，尤其是信息技术，在项目的进程中可能会发生变化，从而引起估计很大的变化。无形收益又很难量化，这些因素影响了财务模型。
    测量无形收益的困难给财务模型带来了一个应用偏见：替代劳力和节省空间的业务与办事员系统比管理信息系统、决策支持系统和计算机支持的协同、工作流系统能产生较容易测量的、有形的收益。传统的评价信息系统的方法趋于对特殊企业功能的个别系统项目获利性的评价。这些方法不适合说明IT基础设施、测试新的企业模式、其他企业范围的能力，因为这些能力使组织从整体上获益。
    传统的方法关注信息系统的财务和技术维度，而忽视信息系统的社会和组织维度，这些维度将会影响投资的成本和收益。许多公司的信息系统投资决策没有适当地考虑由新系统创造的组织断层所引起的成本，如培训终端用户的成本，这就影响用户对新系统的学习曲线，从而影响生产率，或者影响经理们用于控制新系统所引起的变化的时间。像由新系统带来的及时的决策以及提高雇员的学习和知识等这些收益在传统的财务分析中也可能被忽略。
    我们有理由相信信息系统的投资需要在财务模型中进行特殊的考虑。资金预算在历史上关心的是制造设备和其他长期投资，如发电设备和通信网络等。这些投资期望持续多于1年，可高达25年。然而信息系统不同于制造系统，其寿命较短。计算机一基的信息系统技术的转换率很高，大多数系统过时的周期只有5—8年。这样高的技术淘汰率在系统预算中则意味着折旧期必须较短，回报率必须较高。财务模型的底线要慎重地使用，并将其结果放在一个更宽的企业分析环境中去考虑。

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