集成协同环境下的工作流系统

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

2．7集成协调环境
    德国慕尼黑的西门子公司是一家有着150年历史的工程及电子公司，它在190个国家拥有440 000名员工。它的许多工作都是由团队来完成的，团队成员借助于协同的软件包——SiteScape的Forum(www．sitescape．com)在集成协调环境下工作。西门子的一位高级经理是这样描述自己使用这个软件的经历的：“Forum给西门子带来的价值可以用一个极好的例子说明：当我开始组建一个由位于美国和德国的18~20个人组成的跨部门的团队时，我们需要一种每周工作7天、每天能24小时工作的沟通渠道。因为有6个小时的时差，我们将上午9点和下午3点定为讨论时间。团队成员可以讨论问题并共享网络文件。”他也希望Forum来提高外部能力，比如用Forum简化供应链管理流程并用其探索B2B的功能。全球视角GlaxoSmithKUne用GrooveWOrkspace创建“生活质量”
    GlaxoSmithKline(GSK)的使命是改善人们的生活质量，它是通过使人们做到更多、感觉更好并且生存时间更长来完成这一使命的。GSK被认为是制药行业的领军企业之一，其业务遍及39个国家，占有全世界7％的市场，同时拥有42000名员工以及99家工厂。
    GSK面，15的挑战是为其员工，特别是研发人员，建立一种高效的协同环境。同样重要的是，这个协同环境必须是安全的，同时还能完全摆脱外界的侵扰。
    GSK使用GrooveWorkspace(WWW．groove．net)作为其“团队&任务”IT协同工具。GSK在其团队内部成功地使用了Groove Workspace，同时也通过它与行业的合作伙伴、供应商，甚至是研究性的大学开展合作。GSK的高级商务顾问Bob Sutterly说，“在使用GrooveWorkspace与外部伙伴合作的8个月的时间里，我们就为许多联合项目节省了400 000美元，不会产生进入虚拟专用网、租借线路及共享外部文件的管理费和使用费。”
    较重要的是，GrooveWorkspace为GSK提供了一个协同环境，所有员工在这个环境下都能即时共事敏感信息，这大大缩短了产品开发时间。而且，员工在几分钟内就可以建立起自己的协同空间，随后，来自全球的人员都能在这里一起工作。
    在任何一家卫生保健公司，节约时间不仅意味着节省金钱，还意味着拯救生命。
    这位经理说，“我很高兴有Forum，它通过基于网络的协同解决方案来提高生产力，借助这个协同方案，团队的每一个成员都能在任何时间、任何地点自由地参与讨论及文件的制定。”
    在电子商务企业中所做的几乎每件事都是在团队环境下完成的。因此，改善团队的合作能提高企业的生产力和竞争优势。集成协调环境(1CE)是虚拟团队所处的工作环境。虚拟团队是这样一个团队，它的成员处于不同的地理位置，彼此的工作是由专业化的ICE软件和更基础的协作系统支持。而协作系统指专为通过支持信息共享和信息流动来改善团队工作而设计的系统。而且，虚拟团队中的成员也可能来自于企业的联盟伙伴。联盟伙伴是指那些与本企业有合作关系且有例行的业务往来的公司，通常来说，IT系统能促进彼此的合作。
    许多公司较先使用的是E-mail，然后才使用协作系统，这些协作系统添加了更多先进的功能，比如可以让员工访问他人的日程表、小组工作计划、镜像、工作流系统和文件管理系统。工作流定义了一项业务流程从开始到结束的所有步骤或业务规则。例如，银行为了正确处理一笔贷款，不同的知识工作者必须遵循一系列详细的业务流程。工作流系统促进了业务流程的自动化及其对业务流程的管理。例如，处理一笔贷款的每一步都是由一个包含所需的文件的工作流系统来完成的，这些文件得到了更新，并从一个知识工作者向另一个知识工作者传递。规模较大的公司每天要处理成百上千万份文件，因此，必须对这些文件进行组织和管理。文件管理系统就是通过文件的生命周期来管理文件。它与工作流系统很相似，只不过文件管理系统更关注于文件的存储和恢复。例如，如果你有需要，银行可以通过电子化形式获得你的支票副本，并为你提供一个复印件。正如你所看到的，工作流系统是具有价值链观念的重要的IT系统。
    公司可能会很快用到另一些更复杂的协作系统，这些系统使用了实时的远程通信技术、视频技术和网络会议，同时集成了项目管理和工作流自动化功能。简言之，集成协调环境使用了很多技术工具并得到这些工具的支持(见图2—11)。

    知识管理系统是集成协调环境的衍生物。知识管理系统是支持一个组织对知识的捕获、组织和发布的IT系统。知识管理系统的目的是确保员工在需要时能得到公司的真实知识、信息源和解决方案。
    集成协调环境的另一个新形式是社会网络系统。社会网络系统是将你与你认识的人相联系，并通过他们又把你和他们所认识的人联系起来的IT系统。例如，公司的一个销售人员想要对另一家公司的一个有影响的经理做一次产品推介，借助社会网络系统，就能查找公司中是否有人与那个公司有很好的联系，从而能帮助安排一次产品推介。这就是能通过合适的社会网络系统迅速得到答案的那类问题。
2．7．1 集成协调环境的战略和竞争机会
    从协作中获得的收益可能是巨大的。例如，尽管一些石油天然气开采公司面对一个大项目通常组成合资公司，但它们在购买项目所需的高价商品时通常并不合作。较近的一项调查显示，通过使用协同技术及寻求更加协作的供应关系，工商企业每年能够节约70亿美元。
    有许多运用知识管理系统成功增值的案例。例如，举一个惠普的知识管理系统的例子，惠普实验室的前任主任JohnDoyle自信地说，“但愿惠普知道惠普所懂得的知识。”他的意思是说在惠普员工的头脑和文件(纸质或电子版)中，存在着大量有价值的知识。如果惠普知道这些知识的存在，而且知识能够被共享及获取，那么这对于解决关键问题来说是很有用的，或者说，这将激发出一些有关新的产品和服务的思想的产生。
2．7．2 1T对集成协调环境的支持
    图2—12是对ICE软件的对比。有三个ICE提供商控制着该市场——IBM／Lotus、Microsoft和Novell。每家公司在其较新发布的协同产品中都融入了“当前意识”的概念。当前意识是一种软件功能，它决定着使用者能否立即获得或者使用者是否处于不可得状态。当前意识可以通过即时消息(1M)技术嵌入到各种应用软件中，无论是E-mail、CRM还是知识管理和社会网络。

    Groove和NextPa9e都是专业的端对端信息共享软件。端对端协同软件允许客户可以不通过中央服务器就能进行实时沟通及文件共享。在协同OA软件中，端对端文件共享还依赖于合作创建并编辑文件的能力以及发送和接收文本和声音信息的能力。
小组讨论
你想要被Spoke检查吗
    假如你和你的团队成员在一个销售CRM软件包的大型软件公司的会计部门工作。你的公司处在竞争激烈的行业，有时人们都会怀疑公司能否立足。公司不得不与一些诸如思博系统和Salesforce．com之类的公司及其他一些公司竞争。
    公司的管理层较近购买了一个Spoke软件(www．spoke．com)，我们在下面会对此做简要的讨论。管理
层对公司各部门(也包括你的部门)的员工宣称，公司需要帮助，从而获得新的销售优势，而Spoke会尽力提供帮助。Spoke应用软件能查到保存在你的办公室计算机硬盘驱动器上的邮件联系人列表中的联系人及联系方式。它查到的这些正是公司销售部想要得到的，而且如果它在一个员工的计算机中找到一个联系人的相关信息，它会将相关信息发送给销售部门。
    可以说Spoke在你的联系人列表或其他团队成员的联系人列表中发现了一些联系人或公司。而且销售部有人给你打过电话并要求你安排一次推介。你愿意做介绍吗?或者说你认为这合适吗?无论你是否愿意，Spoke软件都会检查你的联系人列表，你对此做何感想?对于员工来说，你认为帮助公司得到所需的额外销售优势的一种较好方式是向销售部门提交有前景的人名，而不是将你置于一个可能让你感觉到有合作压力的位置吗?
    为班级讨论准备一个有关此事的小组辩论。你会发现你的小组不会同意任何一方观点。在这个例子中，小组成员可分为两个或更多的阵营，每一个阵营持有不同的观点。不管是哪种观点，要准备在班级讨论中证明自己的观点。
    尽管理论上有很多知识管理软件包可以使用，但社会网络软件是相对较新的一个。而且目前市面上有很多社会网络软件包，每月又会有很多新的面市。其中一些关注的是日程安排。另一些关注的是专业联络，如Tribe．net和Linkedin。其中一个更有趣也更富有争论的社会网络包是Spoke，它使公司能够挖掘员工计算机