管理信息系统的维护与评价

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    信息系统的维护与评价是信息系统生命周期的较后一个阶段，也是持续时间较长、代价较大的一个阶段。
一、信息系统的维护
    实践已经证明，在信息系统投入运行后，为保持其能够长期高效地工作，应根据其运行的外部环境的改变和业务的变化，对本应用系统中的硬件／软件进行及时有效的更新。这种为管理信息系统正常工作而进行的一切活动称为信息系统的维护。
    信息系统的维护有多种不同的分类方法：按时间顺序可以分为系统试运行维护阶段和日常维护阶段；按系统功能分为硬件系统维护、应用管理软件系统维护和数据维护；按维护的目的分为完善性维护、改正性维护、适应性维护和预防性维护。
    为了有效地进行维护工作，必须有一个正确的态度，充分认识维护工作的重要性；必须建立一套完善的维护工作管理条例，有专门的组织结构和工作人员；维护必须从申请报告开始，维护过程及对维护过程的评价有规范或标准可依；每一项维护活动都要遵循登记制度。
    系统的维护人员应有明确的分工，各负其责。信息系统的维护人员可以分为三类：硬件系统维护人员、应用软件开发与维护人员以及数据库管理与维护人员。硬件系统维护人员负责硬件系统的维护，包括网络安全、系统配置等项工作；应用OA软件开发与维护人员负责与用户沟通，接受用户提出的新要求，如信息需求、增加功能等，开发或完善应用系统，并负责应用系统软件的运行维护工作；数据库管理与维护人员要负责系统中的数据安全性、完整性和一致性，并负责数据库中数据字典的建立与维护。
二、信息系统评价的目的
    信息系统开发阶段完成后，就得到了一个可以运行的系统。但系统是否达到了预期目标；是否能满足用户的需求，真正提高管理效率呢?这需要把新系统与预定目标作个比较，并请有关专家评价才能定论；经评价认可的系统便是合格的系统，可以正式移交给用户使用。启用新系统，将原系统切换到新系统。此后，新系统便替代原系统正式投入长期的运行与维护阶段。
    对企业信息系统的评价，是从企业引进信息技术的战略出发，考察信息技术应用给企业经营和管理带来的影响。
    信息系统是企业利用IT即计算机软／硬件技术和网络技术等一系列现代化技术，通过现代管理理念对信息资源的深度开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而达到提高企业经济效率和企业竞争力的目的。由于企业信息系统是一项复杂的系统工程，行业的不同、企业规模的不同、建设阶段的不同都会带来不同的建设需求。
    传统的评估方法注重直接效益是因为投资的主要部分是以有形资产，如实物、货币、土地、厂房的方式出现的。有形资产的直接产出，可以用提高产销率、提高质量等指标来衡量。也就是说，可以“归集为效益的货币形态”。传统的衡量标准关注量化的指标，大多是财务的指标。与传统的建设项目评估相比，信息系统完全不同。信息系统对企业的整体贡献，在间接效益及价值潜力方面得以更充分的体现。正是由于信息系统项目本身所具有的复杂性，导致其评估方法要比传统建设项目复杂得多，评估难度比较大。信息系统价值评估的复杂性还在于，评估的对象和评估的标准体系都在不断变化。因此，信息系统的评估需要借鉴新的思想和方法，比如360度绩效评估、平衡计分卡等。随着信息系统项目建设监理机制的建立和完善，信息系统价值评估的指标将逐步量化。
    新系统的开发花费了大量的人力、财力、物力，这样大的投入是否达到了预期目标?差距多大?是否会得到预期的收益?还存在哪些问题?这是用户和项目开发组都关心的问题。要回答这些问题就需对系统作全面考核评价。通过评价可以肯定系统正确的功能和合理的指标，也可以发现系统存在的问题以便做出改进。
    系统评价的目的：检查系统的目标、功能及各项指标是否达到了设计要求，满足程度如何，差距如何；检查系统中各种资源的利用程度，包括人、财、物，以及硬件、软件资源的利用情况。
    评价的根据是系统规划中规定的新系统的各项指标，如性能指标、经济指标和管理指标。
三、信息系统评价的内容
    信息系统评价方法主要有定量／定性方法和动态／静态方法。根据信息系统是一个社会的、发展的系统特点，要对系统有一个全面、正确、公正的评价，必须有一个科学的评价指标体系，其指标包含定量、定性、动态、静态指标。这种多指标评价体系根据各指标参数对系统的贡献，通过加权等方法组合成一个综合指标体系。这个指标体系是评价信息系统的依据。
    信息系统评价的内容可以从三方面考虑：系统的技术效果、系统的管理效果和系统的经济效果。
1.系统的技术效果
    对信息系统技术方面的评价主要是针对系统的性能，包括系统的可靠性、高效性、适应性、可维护性、易用性和可移植性等。
    系统的可靠性取决于系统软／硬件可靠性和数据可靠性，以及系统的安全保密性。
    系统的高效性涉及系统平均无故障时间、联机响应时间、数据处理速度和信息吞吐量等指标。
    系统的适应性一方面是指系统适应运行环境的广泛性，能适应不同的硬件接口或操作系统；另一方面是系统能适应用户需求等客观因素变化的能力，以及系统的可扩充性，体现在性能和功能的可扩充性。
    系统的可维护性要求整个系统的模块化程度要高，通过提高每个模块的内聚度，使系统设计和实施达到简明、高效、易于操作、易于修改。
    系统的易用性遵循“用户是上帝”的原则，系统应该具有友好的界面和简便快速的输入方法。新用户能在短时间内学会操作；老用户能快速完成操作。
    系统的可移植性是指现有系统能通过很少的工作量就能移植到新的软／硬件环境中去。
2．系统的管理效果
    管理效果反映在企业管理水平的提高。主要表现在管理体制合理化，管理方法有效化，管理效果较优化，基础数据的完整和统一，管理人员摆脱繁琐的事务性工作，真正用主要精力从事信息的分析和决策等创造性工作，提高了企业管理现代化水平。
    同时，要考虑以下几个方面：
    1)领导、管理人员对系统的态度。
    2)信息系统的使用者对系统的态度。
    3)外部环境对系统的评价。
3．系统的经济效果
    经济效果的评价可以从系统费用、系统收益和投资回收期等经济指标进行考核。
    对经济效果的评价是企业必然要考虑的内容，包括运用货币指标和消费货币指标来评价系统的投资额、运行费用、运行带来的新增效益、投资回收期等。对企业经济效果的评价大致有以下几种评价方式：
    (1)成本和效益的比较分析
    通过将系统成本与效益进行比较分析，确定信息系统给企业带来的货币指标下的经济效益，如降低供应成本、减少生产或服务成本、增加利润、扩大市场份额等，尽量对本系统的各分系统效益加以定量化。
    (2)风险的估量
    这会使企业在选择实施信息系统策略时，减少和避开风险，以保证系统达到预期的收益。
    (3)对无形资产影响力的评价
    包括：管理信息系统对企业形象的改观、员工素质的提高所起的作用；对企业的体制与组织结构的改革、管理流程的优化所起的作用；对企业各部门间、人员间协作精神的加强所起的作用。虽然计算机与通信网络也非常重要，但它们是工具，是信息系统的构件。评价信息管理系统要侧重信息方面，因为信息系统好坏的评价依据主要是信息开发与利用的深度，对企业的生存与发展起着性命攸关的作用。
    对信息系统的经济效果的评价主要包括经济方面和性能方面评价的内容。经济方面评价的内容主要是统效果和产生的效益。
    信息系统的性能方面的评价主要有：数据一致性、准确性；操作方便性、灵活性；系统安全保密性；系统可扩充性。
    性能指标主要包括：
    1)对信息系统总体水平的评价：如系统的总体结构、地域与网络的规模、所采用技术的先进性、系统的功能与层次、信息资源开发利用的程度等。
    2)对信息系统实用性的评价：考察系统对实际管理工作流是否实用，如可使用性、正确性、·扩展性、通用性和可维护性等。
    3)对信息设备运行效率的评价。
    4)对信息系统安全与保密性的评价。
    5)对系统文档保存的完整性及备份状况的评价。
    6)对现有硬件和软件使用情况的评价。