ERP系统的需求管理

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    需求管理是通过管理技术有效地管理客户对企业提供产品的需求，这是销售规划、生产规划和主生产计划的重要依据。需求管理的对象是企业外部的客户和客户订单。既要有效地管理已签订的客户订单，还要预测未签订的预测订单量。因此，需求管理的主要内容是产品销售市场预测和客户订单管理。
    1．销售市场预测系统
    企业的规划和计划的制订，首先要进行预测，预测是决策者的重要依据。采用不同的预测技术，以及在测时从不同的角度分析因果关系，同时考虑的影响因素的数量和各因素所起的作用不同，得出的结论相差很大。这也是预测被重视和不重视的主要原因，当选用适当的预测技术，得出较准确、可靠的预测结果，往往备受关注，当选用不恰当的预测手段，得出错误的结论，预测造成误导，认为预测无用。因此，预测技术的选用是预测准确性、有效性的关键。
    (1)预测系统基本功能。预测系统的较大魅力之处在于用好预测需要具有较高的管理水平，具有对事物发展趋势的洞察力。为了使预测技术大众化，更多的管理者能使用好，必须构建预测管理信息系统，一个好的预测系统必须具有如下几个基本功能。
    ①具有多种预测功能和预测评价功能，在给出预测结论的同时给出预测评价报告。
    ②具有考虑季节因素变化影响的功能。
    ③能按仓库、配置、包装规模和产品族等分解和分配预测的方法。
    ④在更新系统前具有检查和批准预测的方法。
    (2)移动平均预测技术。移动平均法是一种十分简单的预测方法，完全根据历史数据来预测未来。这种方法首先要确定对未来影响的历史长度(N个时区)，N取值越大，说明预测对象的变化程度越趋于平稳；N取值越小，预测值受影响的时间越短。
    （4）回归分析法
    （5）常用经验预测方法
    （6）调焦预测法
   2．客户订单管理
    客户订单是企业与客户已定的供货事实。加强客户订单管理主要从企业内部管理出发，在提高客户服务水平的同时还要详细分析客户订单。通过客户订单分析及时、敏捷地洞察市场波动，以较快的速度适应市场变化，及时规避市场风险，充分挖掘市场潜力，全面提高市场竞争力。客户订单管理的主要内容有客户订单分析和客户订单输入系统。
    当企业接到客户的询价或订货请求时，企业销售部门进入客户订单管理程序，进行如下相关业务处理：
    (1)识别客户类型。首先要识别客户的类型，进行客户关系管理，查询客户的基本信息，客户是老客户、还是新客户，客户的信誉记录，客户订货量异常识别，如果该客户是信誉好、订货需求正常的老客户，则可以立即自动进入下一进程。否则，如果该客户是新客户，或者订货数量异常(超过一般需求的某一阈值。例如某一倍数或指定值)，或者欠款太多或太久等现象，需要进行调查，收集相关资料供领导审批。审批通过后，新客户先要建立客户档案，然后与其他类客户一样进入下一进程。
    (2)询价与跟踪访问。已经获得客户需求相关信息后，要及时与客户进行沟通，沟通的主要内容是产品价格、型号规格、质量要求、需求量、需求日期和需求服务条款等事项，要记录沟通内容与方式，而且系统还要提供主动访问客户功能，当客户还处在商谈阶段，定时与客户沟通。直到客户确定订货需求，签订订货合同，形成客户订单，然后可以进入下一进程。
    (3)客户订单分析。并非所有的客户订单都在预料之中，ERP系统是以主生产计划启动其他计划的，主生产计划的执行可以预测、客户订单、预测加客户订单等多种方式，在一般情况下主计划是以预测下达生产任务，只有这样可以有效在过滤市场波动对生产秩序的影响。企业采用面向订单设计或面向订单生产的方式时，以客户订单量下达生产任务。当出现插单或异常需求时，采用预测加客户订单的方式。如何弄清客户的异常需求是需求管理的关键，也是充分发挥ERP系统客户订单管理作用的关键。客户订单分析是将客户订单分成预测内订单和预测外订单，预测内的订单将消耗预测，不增加主生产量，预测外的订单不消耗预测量，应当在主生产计划外，另外增加生产量，以满足新客户或老客户增加量的需求。在实际企业经营过程中，规模以上的企业销售业务数据繁杂，要对每一个客户订单量进行人工识别，工作量很大，而且容易出错，因此，往往可以借助数据处理小系统帮助识别是否异常，对异常客户订单进行编号标记。识别客户订单是否异常的判定方法通常有：
    ①一份订单的需求量在一个时区内是否超过客户阈值X1；
    ②一个时区内订单总需求量是否超过预测的阈值X2；
    ③一份订单的需求量在一个时区内是否低于阈值YI；
    ④一个时区内订单总需求量是否低于预测的阈值Y2。
    阈值选取十分重要，直接影响到管理的正确性和有效性，对上述四种阈值可以采用统计方法、经验法、迭叠法、神经网络、遗传算法等方法计算获取。阈值可以是某一定值，百分数，还可以以客户为对象求出其阈值。
    当客户订单量不在[X，Y)范围内时，要编号标记。如果超出阈值，超出量是市场增长的潜力，低于阈值则存在市场紧缩的可能。通过客户订单分析及时揭示市场隐含信息，为企业决策者提供市场预警机制，提高企业市场适应力，规避风险、降低无效生产的损失，提高市场竞争力。
    (4)录入客户订单。在录入客户订单前已经录入了客户的基本信息，客户订单的录入主要有订单生产信息和订单财务信息这方面的数据。订单的财务信息主要有订单需求物料的编号、单位、单价、金额、付款方式、分批日期、违约罚款条款和责任人等内容。订单的生产信息主要有物料的编号、名称、单位、型号规格、数量、质量需求、需求日期、承诺日期和承诺量等内容。在订单生产信息录入时，可以对一个产品分批交货，或一份订单同时签约多种产品，也可以产品与配备件同时签约在一张订单上等多种操作方式。
    对于预测内的客户订单采用预测消耗逻辑，从预测中减去客户订单量。预测外的客户订单通过标记自动增加到主生产计划中，以这类需求量来增加生产量。
    (5)确认客户订单。客户订单录入ERP系统后处于待复核状态，在有限的时间内可以修改和删除。但是客户订单的录入、修改和删除统一由销售部门指定岗位和操作员进行，其他人员只有依权限查阅。客户订单录入后可以通过人工复核确认或自动确认(超时订单)。确认后的客户订单存档备案，不能修改。如果由于特殊情况确实需要变动，则采用倒冲修改，同时要记录发生的成本到相关账户。
    (6)客户订单转生产订单。客户订单的确认是通过审核标记识别，一旦客户订单被确认，立即转入生产订单，根据订单的编号标记自动识别是否是消耗预测。对于一些应急客户需求也可以跳过报价与订单录入过程，直接录入生产订单，然后根据生产订单自动产生客户订单，生产订单是下达生产任务的主要文件之一。
    (7)客户订单查询。客户订单查询是ERP系统为生产、销售、财务和相关用户提供查询服务的功能。通过ERP系统可以很方便地查询单份订单的跟踪情况，单个客户的需求情况，单个产品的销售与生产现状明细。同时给企业各层管理领导提供以客户、产品、时间等特征的单项或多项综合的汇总统计信息。
    (8)客户订单关闭。当按客户订单需求生产和发货完成后，应当关闭订单，订单按财务约定转入应收账的账务处理系统。生产与销售系统中的客户订单已经完成，及时退出系统。已完成的客户订单在系统中停留时间越长，占用空间越大，查询速度越慢，系统效率越低。因此，及时整理更新系统数据是确保系统快速运行的有效手段。
客户订单管理是连接市场需求与企业生产能力的纽带，客户订单信息不仅直接与销售、生产和财务相关而且与企业的计划、规划和战略密切相关，也为调研产品、服务、工程、工艺和设计等需求提供了新途径。