系统数据准备和模拟运行

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

4.数据准备

4．1 信息化管理对数据的要求
    只有明白ERP系统的原理以后，才能明白要准备哪些数据和对每项数据的具体要求。这又是项目管理中的一种“先导”和“后续”关系。运行ERP系统使用的数据，有些是传统管理中也在使用的，如客户档案(可能现有的内容上还不够充分)、会计科目(如没有按照管理会计的需要设定的科目)等；有些是需要补充或核对的，如物料、仓库等等的编码：有些是传统手工管理中从来没有使用过的，如物料清单、工作中心等：虽然有些已在使用，但因人而异，极不规范，如安全库存、采购提前期等。
   可见，数据准备是一项庞大、涉及各项业务的任务。有相应的大量数据要准备，有不少参数要设定，要投入一定的人力、组织相关部门的人员来共同研究完成。而投入人力的多少，又将直接影响项目的实施进度。此外还必须注意，有不少数据或参数是需要由几个部门的人员共同研究确定的，少了任何一个部门都定不下来。在这种情况下特别要注意发扬“团队精神”，遵守纪律，通力协作，加快实施进度。
    我们在第2部分12．2节谈到“静态数据”和“动态数据”。其中静态数据是在购买软件之前就可以着手准备的。如果企业能够在培训的基础上，提早组织人力来着手数据准备，就有可能缩短软件的实施周期和投资回收期。
4．2 影响数据准确的因素
    数据的准确、及时和完整是实施ERP系统的重要成功因素之一。数据为什么不准?需要认真分析。拿机械制造厂的工时定额举例，在追求“产值”的时代，一些厂以完成多少工时定额作为发放工人奖金的依据，在这种情况下，工时定额是不可能准确的。这种奖励制度看上去简单易行，但是有许多弊病。首先要问：“发奖金的钱是从哪里来的”?只有按计划完成客户定单的要求，等产品卖出去，货款收回来，才有可能发奖金。所以说：“奖金是客户给的”。既然如此，发放奖金就应当以按时按量保质地完成客户定单为依据，而不是工时定额。反过来看，如果完成的工时定额很多，但加工出来的零件或产品并不是计划所需要的，只能造成大量积压浪费。
    以完成工时定额的多少计算奖金的奖励制度值得商榷，如果按照这样得出的工时定额用于ERP系统的计划编制工作，不会有任何指导意义，会使人们对系统输出的报表失去信任感。在以工时定额为基准的奖励制度下，还有一些可能出现的偏差是：例如当操作人员估计当月的奖金数已经差不多了，或打算下月自己要请几天假时，他／她会留下一些工时放到下个月去用，而不如实填报。此外，分配任务的班组长还有可能把工时定额油水大的任务安排给“铁哥们”去做，甚至打乱了整体计划。总之，以完成工时定额作为发奖金的标准，其指导思想不是以客户满意为中心。因此，如果这种激励机制不利于数据准确，就必须改革。
    数据不准的另一个常见的原因是各个业务人员数据处理不及时，拿库存业务做比喻，如果没有做到“日日结”，编制计划依据一个滞后的信息，得出的结论就是错误的。这也是为什么我们强调一定要制定规范化的“工作准则与工作规程”，其中“信息处理时间”是一项重要的内容。国内有些企业也制定了这样的规程，但是没有规定处理业务的时间，有欠缺。所以说，数据不但要准确，而且要实时。错误和滞后的信息必然会影响业务分析和决策的可靠性。
    类似情况一定很多，相信企业的培训教员一定会举出更多的生动例子。
4．3 数据的准确性与合理性
    还有一点要特别注意：数据准确不等于这个数据就是合理的。拿“定货批量”这个参数举例，对采购来讲，如果由于产品设计上的问题，标准化和通用化工作比较差，同一种类型物料的规格过于杂乱，以至于按照每种规格的需求数量定货，由于批量小，会增加采购成本。如果按照供应商管理要求的较小批量定货，又会造成库存超量。使有些企业上了ERP系统，库存不但未减，反而增加的怪现象。
    有一个汽车改造厂，在专用车的操作平台和走道上要用到花纹钢板。由于没有做到设计标准化，不同的设计人员采用了不同厚度(2．0、2．5、3．0毫米)的3种规格极其相近的钢板。设计人员绘图时笔下不留情，造成采购、运输和库存一系列的麻烦，3种规格往往不能由同一家钢厂生产，每种批量都很小，增加了采购和运输费用。在仓库分别存放时要占三块面积，导致总成本上升。在数据准备阶段，如果发现这样的类似问题，应当向领导小组提出，而不是简单机械地照录不误。一些企业在标准件、紧固件上也普遍存在类似的问题，相似的、可以归并简化的规格很多，应当注意改进。
    再拿生产电冰箱的塑料内胆举例。现在几乎家家都有冰箱，容易理解：一个双门冰箱，有上门胆、上箱胆、下门胆、下箱胆4件塑料内胆。如果加工内胆的真空吸附机 (一种带有抽真空装置的成型胎具，把经过微热软化的塑料板材，吸附到胎型上，形成冰箱内胆)有一套“模具快速更换装置”，更换一次模具只要几分钟，一天下来，4种内胆都可以按需求数量加工出来，做到不多不少。这时，批量规则就可以“按需定量”设置，几乎没有库存积压。如果真空吸附机更换一次模具需要2小时，那么一天就不可能把4种内胆都加工出来，这时，较坏的情况可能要每4天才能完成四种规格的配套。这时每种内胆的批量设置，就只好按照设备4天的日产量来定，会有4天的库存积压。当然如果生产批量很大，企业有多台生产内胆的设备，就又是一种情况。
    如果真空吸附机的模具设计是一次把门胆同箱胆同时配套加工出来，理想情况下，可以按照设备的日产量来定批量。一次配套压出门、箱两个胆，似乎非常理想，但是如果由于工艺掌握不好，两个胆中经常有一个是废品(有折皱或撕裂)，为了补足，又不得不再同时压出门、箱两件胆，多余的一件只有等待机会才能掉，这样库存就很难控制了。这两个例子说明，必须通过模拟运行，找出数据不合理的环节。运行软件会暴露出许多问题，这些问题，不是OA软件本身的设计问题，而是要运用工业工程的知识，从管理上或生产技术上加以解决。就是说，实施ERP系统，一定要用“技术”解决“管理” 问题，而不是就技术论技术地讨论各种参数的设置。

5.模拟运行
5．1 模拟运行的意义
    系统模拟运行的重要意义，至今还没有被普遍重视。其实道理很简单，科研单位发明一项新的生物制品，要通过动物试验，再做临床试验，没有问题以后，才能申请医药卫生部门鉴定审批，并进入正式药品生产。汽车企业的产品研发部门，设计了一种新车型，也要先做出样机，经过各种测试，先进行小批试制，经过反复改进，然后才能大量生产。国庆50周年大阅兵，受检部队都是经过了几个月的排练，磨破了多少双军靴，才能做到分秒不差地通过天安门。这些“前面”的工作，都带有“模拟”的性质。
    实施ERP这样一个大型的信息集成系统，涉及企业所有的主要业务部门，关系到各个业务流程细节，想不“排练”一下就拿到实际中去应用，是带有极大风险的。
    不论是哪个模拟阶段，都要事先拟出模拟提纲，记录模拟过程和结果，寻求正确的运行方法。总之，要建立模拟运行的档案，作为项目管理的阶段成果，供下一步改进工作的依据。这也是项目管理中文档管理的重要内容。
5。2 模拟运行的层次
    通常，实施ERP系统有以下几个模拟运行层次。
1．软件功能模拟运行(原型测试)
    软件功能模拟运行的主要目的是：
    ●弄清楚软件的全部功能、信息的集成度以及各个参数之间的关系及相互影响，一种数据的准确程度对其他数据的影响。学会使用软件的各种指令、功能，测试软件的运算速度；
    ●深入理解RiLE，列出现行管理流程同软件系统的流程之间的差异，分析差异，确定进一步的解决方案；
    ●弄清软件各种报表的作用，学会运用连锁系统提供的报表来分析问题和决策；
    ●发现容易混淆的观点，在扩大培训时重点讲解，作为编制企业内部案例式教材的依据。
    软件功能模拟必须是各个功能模块同时进行，这是一次系统的测试，把各功能模块单独运行不能掌握模块之间的系统关系。在分模块实施的情况下，会有这样的不足。模拟运行由项目组长亲自主持，全体项目小组成员参加。
    模拟工作是在软件已经安装完毕，由软件公司或咨询公司进行了软件应用培训后，在实施顾问指导下进行的。在软件应用程序培训时，软件公司的培训教材通常都有一个案例，如一支圆珠笔，事先设计了一套现成的数据，企业的人员按照教材规定的步骤，学习如何一步步地操作。
    这个过程，只是一个教学过程。但是软件功能模拟运行的目的是要用软件提供的功能来解决企业的实际管理问题。因此，在经过一番“照猫画虎”之后，企业必须结合自己的情况，把自己设计的数据，录入到系统中，再一次运行。这时的案例，将是企业自己熟悉和关心的问题，各种设置可以简化，甚至可以是虚设的、只用极少量零部件(比如说15～30种)的产品来测试，尽量简单，减少数据准备和录入的工作量，但是必须包罗了企业在管理