业务流程与信息集成2

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

021业务流程同ERP的关系
    对—个正在运营的企业，业务流程不论其合理与否，都是客观存在的。其中有增值的流程，也有无效的流程。在企业内部，业务流程是跨部门的。不规范的业务流程，会因人而异，各行其是。在企业外部，就供需链而言，业务流程是跨企业的，在没有信息技术支持的情况下是断裂的，难以实时沟通。
    流程的信息可以有文字记载，记录在企业的文档中，也可以记录在个人的小本上。还可能根本就没有文字记载，存在不同人的记忆里，随遗忘和人员流动而丢失。
    ERP的作用就是要规范业务流程，按照设定的业务规则监控流程，记录、运算、集成流程上的信息。运行任何一项事务，都会自动形成凭证，记录在案，便于审计和追溯，实现有效的责任制。通过各种业绩分析图表，显示存在的问题，分析需要改进的流程。
    管理信息可视化并保存记录是改进管理的基础，评价业绩和改进业绩都要用数据说话，才能找准改进工作的突破口。
022 ERP是什么
    国内外不少文献都经常会说“ERP是一个软件包”。实施ERP要借助一个软件，这是必然的，但如果把ERP同软件直接划等号，就有问题了。世上ERP软件好几百，此消彼长，软件的定位不同，应用对象不同，而且在不断发展，各有特色，哪个软件能够代表ERP呢?!
    不同文献对ERP有不同的解释，有人说：ERP是先进的管理理念，是面向客户的制造管理系统，是提升企业竞争力的重要工具，是对企业资源全面优化的管理手段，是应用信息技术对企业资源一体化管理，是一种为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，等等，这些都没有错。那么，怎样用一句简单的话来概括表述什么是ERP呢?
    这个课程把ERP解释为一种借助信息技术来规范、集成、控制和优化企业内外业务流程的解决方案。
    ERP系统的流程是规范的，所有的信息是规范的，不能因人而异，随心所欲。它集成了企业所有的核心业务的信息，加快了数据传递和处理的速度。信息和流程的可视化，使各级管理者对业务得以进行有效和实时的监控，是有效管理企业的决策支持工具。相对于手工管理，已经优化了业务流程。
    ERP系统同电子商务智能(B1)结合，可以提供分析海量信息的手段，为持续不断地对业务流程进行改进、优化和重组提供了可靠依据。ERP同业务流程管理系统(BPM)结合，可以不断发现不增值流程，设计和改进业务流程。
    强调ERP系统是一种解决方案，而不是单纯的OA软件，很有必要。
    以选型为例，上ERP系统不再是买商品，而是寻求解决方案。如果看成是软件，选型就像买商品，图便宜，要侃价。而从寻求解决方案来理解，就要掂量一下是否能真正解决问题，花了钱有多少回报，多长时间能够见效。回答这一连串问题要做投资效益分析，而不是单纯侃价。
    经常遇到有人问：“我们想上ERP，你看买哪个软件好。”网上也经常看到类似这样的“征婚广告”，而且毫不避嫌，把准备“陪多少嫁妆”也公诸于世，完全不怕自己今后将会处于一种极其被动的谈判地位。把买一个新款MP4的做法套在ERP选型上，提问本身就有问题，不是从管理需求出发，说不清想要解决什么问题就急着买，不“知己”又何谈”知彼”。这在业内是一个带有普遍性的、急需纠正的认识问题。经常还看到一种“谁适应谁”的议论，就是“ERP适应企业，还是企业适应ERP"。这种议论也是由于没有把ERP系统理解为一种解决方案，而是当做一种软件造成的。企业有些管理问题，用手工管理已经尽较大努力做到头了，还是解决不了，所以才需要借助于信息化手段。如果企业适应“ERP(软件)”却解决不了问题，上ERP干吗?!
    为了理清这类纠缠不清的争议，应当把ERP理解为解决方案(solution)，而不局限于一个软件包(package)。这个观点，在1993年我的第一本《MRP II——制造资源计划概论》(北京农业大学出版社)中就曾提到：当我们谈到MRPII时，主要指它的原理和方法，而不是指某个MRPII软件。事隔十多年，老问题还是扯不清，这也是“管理与技术脱轨”问题没有解决的现象之一。
023 控制和优化流程先要可视化
    业务流程之所以需要不断规范、改进和优化，是为了持续地向客户提供增值的产品和服务。要想规范、集成、控制和优化业务流程首先要看清楚业务的全过程，也就是流程要可视化或透明化。建于北京密云的北一大偎公司的ERP项目经理赵红霞(原北京一机床财务总监)，在实施ERP项目后说过一段深有体会的话： “过去，我看到的是各方面报来的结果，我说不清数据的可靠性；现在，我看到的是产生结果的过程，我可以判断其真实性。”
    任何结果都是由特定的流程产生的，只看结果，不问过程，难以判断信息的可靠性。对每一位管理者来说(不论是管理企业还是管理国家)，都需要流程可视化。只有当流程是“可视的”或“透明的”，才有可能对流程进行监控、改进或重组，并做出正确的决策。
    领导下基层视察，到了一个乡镇，看到粮仓满满的，赞不绝口。来到下一个乡镇，粮仓又是满满的，更是喜形于色。其实第二个粮仓里的粮食也许是当地政府组织突击，从第一个粮仓紧急调运过来的。如果从表面现象得出粮食大丰收的结论，并且依此做出影响国策的重大决定，非出大漏子不可。满足于结果和结论，不问产生结果的过程，对决策者来讲是非常危险的。
    要做到流程可视化，必须实现信息集成与信息共享。
    信息集成与信息共享，这是任何一个信息化管理系统都会具备的特点。当信息成为财富或权力象征时，要想做到信息共享，必然会冲击到一些部门或个人的既得利益，阻力是不可免的。这是实施ERP的难点之一，也是为什么要强调“一把手工程”的原因之一。为了在激烈的市场竞争中保持企业的优势，必须顾全大局，局部服从整体。
024 流程可视化的必要条件——信息集成
    集成的概念比较广泛，有各种集成。我们这里只讨论信息集成。
    用通俗的话讲，实现信息集成就是：任何一项数据或信息，由一个部门、一位员工，在规定的时间，负责录入到系统里去，存储在指定的数据库中，然后由连锁系统根据业务流程的要求，按照规定的业务规则和运算方法进行加工处理。换句话说，同样的数据或信息不需要第二个部门或任何其他员工重复录入一遍。很明显，这样做可以减少重复劳动，提高效率，避免差错。人们很容易从系统中，根据使用系统的员工口令，查明每一个数据的来源和录入时间，做到责任分明。
    简言之，信息集成的原则就是“信息来源唯一”，而不是多头。只有信息来源准确可靠，内容完整精细，发布传递及时，才有助于正确决策，避免失误。
    信息集成不能理解为两两成对连接，如生产与采购库存对接，销售与研发对接，而是一种网状的多对多沟通。做到信息集成本身也不是较终目的，实现信息集成的目的是为了信息的实时共享。
    所有与某项业务流程有关的授权人员(权限设置是信息系统管理的一项重要工作)，都可以实时地从系统里调用原始数据和加工处理后的信息，这些信息在相应的记录和报表上按照一定的格式显示。使业务人员能够实时地了解到相关信息，用来应对瞬息万变的内外环境，这对提高企业的响应速度和应变能力是至关重要的。由于数据和信息的来源是唯一的，依据同一信息和业务规则做出决策，避免了自相矛盾和决策失误。