项目实施中要注意的一些其他问题分析

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

152 数据准备注意事项
    保证系统中准确、及时、完整的绿色数据，是成功运行ERP绝对必要的条件。这里的数据还包括各种参数的设置。在准备数据的工作上，值得注意以下几个要点。
    1．先培训，再准备数据
    ERP系统中的每一个数据都有其明确的定义和作用，尤其是参数的设置，如果发生误解，会影响系统的正常运行。因此，必须先经过培训，透彻明了每一个数据和参数字段的确切定义和要求，再开始准备数据。
2．区别数据准备的难度
在ERP项目实施阶段，根据企业原有管理基础的差异，数据准备和录入有时会占用相当长的时间。根据数据准备的唯度，可以分为以下几类：
    ·手工管理已使用的数据，而且ERP系统同样会用到。
    ·手工管理虽然使用，但不规范。这类数据较突出的就是“编码”和“定额”。
    ．手工管理未曾使用的数据。对这类数据需要花费较长的时间准备。
    3．先“静态数据”，后“动态数据”
    在生产活动开始以前发生的数据称之为静态数据，应当尽早准备。而动态数据一旦录入，，由于时时刻刻都在发生变化，必须时刻维护，在切换前初始化阶段正式确认。我们在课程的较后一个题目——打基础早准备，还会进一步讨论。
    4．投入人力直接影响项目实施进度
    人们经常关心实施ERP项目要多长时间，影响实施周期的因素很多，如前期工作是否扎实等。就数据准备而言，投入人力的数量和人员的素质更会有直接的影响。作为一项一把手工程，要根据项目实施进程的不同阶段，投入必要的人力，以保证项目正常进行。
    5．发扬团队精神，协同整理数据
    录入系统中有许多是需要几个业务部门共同商量决定的，这时特别需要强调发扬团队精神，服从大局和整体，共同完成数据准备和录人工作。
    6．分析数据的合理性
    有时数据看上去是“准确”的，但很明显是有潜力和水分的，偏大或偏小，对这类数据要标注出来，在管理条件成熟的时候，逐步逼近合理。
    7．建立保证数据准确的激励机制
    要分析数据不准确、不合理产生的原因，不少情况是由于激励机制不合理造成的。例如，把完成多少工时定额同奖金挂钩，这种情况如果要修正定额就会影响奖金，这个定额就很难准确。激励机制是人制定的，不合理就应当研究纠正。
153 模拟目的与注意事项
    从网上经常可以看到这类的报道： “在X XERP项目中，由于部分业务操作人员不能准确理解业务流程和业务操作的联系，造成供应链管理系统切换的开始阶段，数据处理混乱、错误率高，整体数据不准确，这直接影响后续业务操作的准确率。”
    这类情况带有普遍性，它反映了一个什么问题?值得我们思考。这里强调模拟工作的重要性，就是为了避免这类现象一再出现。
    模拟工作的好坏直接关系到能否顺利进行系统切换，一定要认真对待模拟工作，不少企业没有意识到模拟的重要性，急于开始系统切换，结果是欲速则不达。
    生产新产品要经过实验室测试、小批试制等几个阶段，并不是一下子就能成批生产。国庆50周年天安门阅兵，也是要事先在一个机场，磨破几双军靴，才能保证在几分钟之内，不紧不慢地通过天安门，这就是实施ERP项目要先模拟运行的简单道理。
    在ERP实施进程中有几次模拟运行，开始是接受培训期间的“原型测试”，目的是熟悉系统，把ERP产品的功能摸透，找出系统流程同企业现行流程的差异及其对改进管理的意义和必要性。
    如果企业确实有一些合理的特殊需求而ERP产品不能满足，就需要有一些二次开发。二次开发后必须再进行一次模拟运行，以检验是否能够满足管理需求，同时，检查二次开发对系统的影响。这时的模拟，不能再用软件商提供的培训教材的例子，而是要以能否真正解决企业的实际管理问题来进行模拟。通常称之为“实战性模拟”。
    如果要对比手工管理同信息化管理的区别，应当在实战性模拟的过程中予以解决，尽量减少新旧系统并行的周期。
    在模拟运行阶段，要注意以下几个问题。
    ●带着管理问题模拟。
    ●检查数据的合理性与准确性。
    ●记录备案，作为制定工作准则和规程的素材。
    ●开门模拟。要吸收一线业务人员参与模拟，倾听他们的意见，宣讲ERP系统操作原理，模拟工作如果有广泛扎实的群众基础，必定会大大缩短连锁系统切换周期。
154 系统切换的原则与顺序
    由于企业的业务流程有先有后，不可能所有业务齐头并进，一拥而上。总的原则是切换了就要见到效果，能够立竿见影，尝到甜头，鼓舞士气，继续再战。可以参照以下原则制定系统切换计划，切换过程要注意保留记录。
    (1)急用先上。可以把迫切需要解决的问题先行解决。
    (2)易上先上。有时急用的实施难度大，也可以容易实现的先上，总结经验，再上急用的。
    (3)按流程分步实施，保证信息集成。按照流程发生的先后顺序分步实施，使所有数据都能在第一次发生时录入系统，不再出现手工重复登录的现象。一个子流程能够在信息集成情况下成功运行，也是为了见到效果，鼓舞士气。
    (4)立竿见影，见效益，增信心。
    (5)由里及外。先实现企业内部核心业务的集成，有利于向外提供实时可靠的信息，对外建立一个有信誉的形象。
    (6)切换顺序列入实施计划。切换工作要有计划，经过慎重研究，根据工作准备是否扎实，根据相关业务人员的素质和积极性，确定切换的顺序。
155 工作准则和工作规程
    我们在“知理”部分已经指出，ERP系统是一种规范化和条理化的管理信息系统，企业管理从不规范到规范是一场深刻的管理革命。因此，在实施ERP系统后必须制定一部“新宪法”，也就是任何岗位上的人员在任何时刻都必须遵循统一的准则和规程，体现信息化从人治到法治的转变。
    因此，要在模拟运行的基础上，结合企业的实际情况，制定一套实施ERP系统的工作准则与工作规程。通过编制工作准则与工作规程，也是一次复习ERP原理和熟悉软件操作的过程。在系统切换前较好有一个初稿，切换阶段就可以参照执行。待全部进入新系统后再做一次修订。
    所谓“准则”是指处理各种事务或问题的原则，特别要说明例外情况的处理原则。
    所谓“规程”是指在业务流程的基础上制定的事务处理的步骤。
    工作准则与工作规程同一般的企业规章制度不同，它不是离散的条文，而是一个带有详细说明的业务流程图。要结合ERP产品说明流程的工作顺序及相互关系，流程中每一项作业要做什么?什么时候做?谁来做?出现例外情况应按照什么原则处理?执行哪一条程序等。它有点类似于机床的操作规程，但它是一种管理规程。
    这里特别要提醒的是：注意说明作业处理的时间。企业的各个部门的上班时间会有不同。例如，车间是两班制，仓库是常白班，如果对库存数量的结算时间不一致，就有可能出现偏差，对不上号。
    工作准则与工作规程由项目小组会同各职能部门共同制定，结合模拟运行进行验证，经领导小组和厂务会议批准，形成企业的正式文件，发至全企业执行，并定期总结修订。
    ERP系统中的每一个环节，如数据准备、设计修改、编制物料清单(BOM)、签订销售合同、主生产计划、物料需求计划、库存盘点、能力计划、车间作业控制、采购、产品成本计算等，都要制定各自的工作准则与工作规程。
    在工作准则与工作规程文件的封面要说明文件号、标题、编制人、编制日期、审批人、批准日期、版次和修改说明等。主要有以下内容，把相应的说明均标注在流程图的框中。
●工作任务与范围。
●使用数据、文件及操作程序号。
●责任关系。
●工作流程及例外事件处理准则。
●业务流程图(部门、岗位、指令、处理时间……)。
●把输入／输出的报表/凭证/票据的标准格式作为附件一一列出。
    工作准则与工作规程是巩固ERP项目成果不可缺少的文件，需要认真对待。