物料信息管理分析1

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

174 建立物料清单的流程
    建立物料清单要遵循一定的流程或步骤，就是物料分类—物料号—物料主文件—物料清单。
    首先要建立物料分类，在建立物料主文件时，如果物料所属的类别数据项为空，就无法继续进行。每一件物料必须有惟一性的代码，实现唯一性往往是工作量较大的编码工作。接下去要为每一件物料建立一份“档案”，就是物料主文件。没有“档案”的物料将不能作为物料清单的组成。
    物料主文件是对各项业务(如设计、工艺、销售、生产、采购、库存、成本等)实现物料信息集成的枢纽。每一件物料都有—个物料文档，就好像每一位就业人员都会有一份人事档案一样。不论物料出现在哪个产品上(就像不论在哪里就业)，文档只有一份。不同ERP产品的物料主文件内容，在深度上会有区别，在准备阶段可以暂时放一放，待选型后再建立。

175 物料为什么要分类
    物料分类有三个主要目的：
1．实现物料和资金的静态集成
    在第055节，我们谈到了“建立物料分类，与相应的会计科目对应，从而建立物料和资金的静态集成关系。”这是物料分类较主要的目的。
    2．查询
    第二个目的是为了查询。一个钢材库存放了各种钢板、圆钢、型钢等，要想知道5mm以下厚度钢板的存储量，如果没有细分分类，系统就会把全部的钢材统统显示出来，可能会出来十几页甚至更多，既不便查阅，又不快捷。有了查询分类，就可以很快检索到所需的信息。
    查询是经常要用到的功能，其作用也是多方面的。比如，设计规定要用厚度为2．5mm的花纹钢板，但库里存储了大量积压的2mm和3mm厚的花纹钢板，能不能把这些积压的钢板先用掉呢?如果设定“花纹钢板”为一种类别，就会很方便地查到。这对产品设计部门也是非常有用的，可以降低总成本。但是，如果分类是按钢板厚度区分，或按供应来源区分，就不能直接而又简便地起到这样的作用。
    又如标准件库里有许多尺寸规格相近的螺栓，需要进行优选。如果分类是按螺栓直径来区分，就很容易查到替代品。如果分类是按国标区分，就会增加优选的难度。
    因此，要充分考虑企业在查询方面主要是想解决什么问题，全面统筹研究，为查询分类做好准备。
    3．说明物料的来源
    物料来源可以是自制或外购。系统会按照这种分类把物料区别为加工件或采购件。在实际操作上，会出现各种复杂的情况。比如说，在车间能力能够满足时，自制的成本比外购低或质量更有保证，那就主要是自制。但当车间能力不足时，会大部分自制，小部分拿出去协作。若外协加工的成本低于自制成本，也可能全部由自制改为外购。同一种物料可能会遇到不同的处理方法，这就要求ERP产品必须具备灵活处理各种需求的解决办法。
    4．其他作用
    分类还有一些其他的目的。例如，说明物料是否为可选件、虚拟件或非库存件等，这些要等ERP产品选型后，经过实施方培训，再来定夺，不作为“早准备”的内容。
    对不同目的的分类可以用不同的叫法。例如，用“资产’、“损益”作为与会计科目对应的分类，再具体定义会计科目。用“产品组”作为查询的分类，用“来源码”定义自制还是采购等……。这些都要在选型后，参照不同ERP产品的设置要求较后确定。
176 物料编码的作用和要求
    首先要明了物料编码的作用和注意事项才能正确编码，减少返工，不做虚功。
    物料编码有两个主要的作用，一是为计算机识别物料，二是为了建立条形码。二者要兼顾。为了起到这样的作用，对物料编码较主要的要求是：
    (1)唯一性。就是说“一个人不能起两个名字(代码)，两个人不能叫一样的名字(代码)”。
    (2)能够方便条形码的建立。条形码的种类很多，有些还会受到外界商品管理部门条例的限制，要考虑周全。二维条码技术可以包罗较多的信息量。而射频识别技术(RFID)的应用，已经超出一般条码的功效。
    (3)代码的总位数不宜过长。各种协同软件对代码位数要求虽有不同，但一般在20位以下都能满足。企业现有的物料编码如果位数过长，有必要重新研究编码规则。
    (4)方便各个业务部门使用。物料号是许多部门每天都要用到的数据项，各个业务部门往往有各自的习惯，应适当照顾其合理的部分。
    不少企业对同一个物料，在不同的部门(设计、生产、采购)有不同的叫法，造成管理混乱，必须及早研究解决，决不要等选型后再为处理这类问题花费时间，延误实施周期。解决这类问题需要相关的部门都有代表人员参加，这时，整体观念、团队精神的作用会非常明显。我们在第029节中提到的“实施ERP必须树立全局、整体、系统、集成和规范的观念”，在实施过程中要反复强调。
    有一些物料的编码，可能还会有其他的代码要求，如设计图号(当与物料号不一致，或图纸是外单位提供的)、国标码、客户方或供应方的代码等。这种情况是很普遍的，需要ERP产品具备可显示与物料号对应的各种代码的功能，列出物料清单时要同时显示相关的代码。但作为检索，始终是以物料号为准。
    物料代码是各个业务部门使用频率较多的数据项，也是影响面较大的数据项，要避免差错。因此，即使ERP产品允许物料号有较长的位数，也不宜过长，越长则出现差错的几率越大。如果用条形码，可以扫描录入，减少差错。
    这里还要强调的问题就是不仅编要编码统一，名称也要统一。一件物料名称定为螺栓，就不能又叫螺丝或螺钉，叫圆钢就不能再叫“棒料”。除物料名称外，各个单据、报表、凭证上用的字段名称，凡指的是同一个事物，就必须用同一个称谓。例如，入库单上用“入库量”就不要在其他的单据上用什么同样含义的“过秤量”，否则，计算机会认为是两种不同的数据项，要避免由于名称定义不清造成的混乱。这类工作都是较基本的信息化准备工作，必须组织人力下大力气加以整顿。
177物料编码
    物料编码有两种基本类型，一种是有含义的代码，一种是无含义的。也可以代码中有几位数是有含义的，其余是无含义的。
    传统的物料号一般按照“产品—部件—零件—版次”分段编码。这种编码往往很长，有时会超过20位。如果其中有可以被其他产品借用的零件，会出现被借用产品已经淘汰不复存在，而零件的代码还得带着废弃的产品号，失去意义。
    有含义和无含义相结合的编码可以是前几位代表产品号，后几位代表按流水号编码的零件。
    一些冶金行业的产品具有系列性质，如钢管，可按照产品、品种、外径、管壁厚、材质和螺纹码依次分段编码，比较直观。
    无含义的物料号就是大流水。国外一些公司常用，好处是绝对保证唯一性，位数很短，而且存储量小(6位数就可以满足近100万种物料的编码)，方便扩展。企业应当按照信息化物料编码的要求，结合企业的特殊需求，制定出统一的物料编码规则，供所有部门遵照执行。
    在制定物料编码规则时，有几点要引起注意：
    (1)如果是集团企业，下属几个分公司都有制造工厂，就要对所有工厂的产品统筹考虑。尤其是几个工厂生产同类型产品，如电冰箱、空调机、冷柜等不同的制冷设备。如果没有全面统筹编码，很可能出现重号或同一物料用了不同代码。几个工厂各自管理似乎没有问题，但如果这个集团在几个地区有维修备件仓库，集团所有产品的备件都存放在这个仓库里，编码不统一就会带来管理上的混乱。
    (2)如果企业生产产品的设计是由不同设计公司提供的，而各个设计公司有各自的编码体系，就可能出有完全相同的零件，由于出现在不同产品上而采用了不同的代码。遇到这种情况时，需要加以整理归并。
    (3)凡是通用件，应当单独按通用件的系列编码。多次重复使用的借用件，也应当作为通用件处理，重新命名一个通用件的代码，不要挂在产品名下。
    (4)国家标准代码下面包括了许许多多规格，所以不能用国标号直接作为物料号。但如果国标号不太长，在国标号后面加上了表达规格的字符，也可以作为物料号。否则，要用物料号的对应代码显示国标号。
    (5)物料在客户方或供应方有各自代码的，同样要作为对应代码显示。
    (6)物料编码较好尽可能采用数字，少用或不用英文字母，这样可以在计算机键盘右侧的数字辅键上，按照标准指法录入，提高效率。全部采用数字还可防止数字同字母的混淆，如数字0与大写英文字母O；数字1与字母I；数字2与字母Z等；不熟悉英文的业务人员也可方便使用。
    有些产品在同一个编码下又会有一些区别，如钢材、服装这一类的产品。如果稍有微小区别就增加一个代码，会使物料编码变得非常复杂。因此，有些ERP产品在物料编码下加一个“属性码”来解决这类问题。企业如果有这类需求，要注意调查研究，选择行业对口的适用产品。
178 产品结构由众多单层物料结构组成