用OA电子表格办公软件进行决策分析

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

D．1 引言
正如我们在第4章中看到的，不论是在决策支持还是在某些情况下的决策制定或方案推荐中，信息技术都发挥着极其重要的作用。在这一学习模块中，我们通过探索微软电子表格OA软件Excel中的一些先进的和富有成效的特征来集中学习该软件提供的决策支持方式。
微软电子表格软件Excel允许用户处理各种信息，每一项信息位于一个单元格中。单元格是行与列的交叉部分，由列的字母编号和行数字编号唯一确定。图D-1中是两个简单的工作簿(术语“工作簿”和“电子表格”可以互换使用)。第一个(在下面的那一个)显示了顾客全部的详细信息。第二个显示了按地区(北、南、东、西)和按租用还是拥有住宅统计的顾客数量。

    单元格D9显示出共有487名顾客，其中262名拥有住宅(单元格B9)，225名租用住宅(单元格C9)。从这一工作流中很容易发现一些令人感兴趣的信息。例如，在东部地区有148名顾客，而在南部地区只有98名顾客。按地区和住宅所有权状况来看，东部地区有82名顾客拥有住宅而在南部地区有47名顾客租用住宅。
    现在的问题自然就是如何利用这些信息。这取决于决策任务的性质。如果你认为住宅业主比那些租房者的花费更大，并希望以较大的区域作为广告目标，则在图D-1中的信息可能是有用的。如果情况不是这样，也就是说，住宅业主实际上比租房者的花销少，那么你也许在顾客较少的地区会有更多的销售额。
    让我们看一下电子表格协同软件如何辅助你做出更好的决策。我们将介绍电子表格中某些特别吸引人的内容，包括自动筛选、条件格式和数据透视表。我们的目标并不是详尽地讨论每种功能是如何实现的，而是关注每种功能在决策支持任务中的重要作用。完成这一模块的学习后，你就可以利用它们的基本特征了。我们建议你可以继续探索其更详细的内容。
D．2 列表
    图D—1就表示一张数据透视表(pivottable)。数据透视表是电子表格的功能之一，它可以按类汇总信息。在我们的例子中，数据透视表总结了按地区和按租用还是拥有住宅而汇总的信息。为了创建数据透视表(并利用我们在这一学习模块中介绍的许多其他特征)，首先需要建立一张列表。你较好随我们同步工作。连接支持这部分内容的网站www．mhhe．com／haag并选择XLM／D，你就可以下载文件XLMD_Customer．xls。
    列表(1ist)是将收集的信息排列成行和列，其中每一列表示某一特定类型的信息。在电子表格B2B软件中，列表具有下列特征：
(1)每一列只表示一种信息类型：
(2)列表的第一行包含标签或列标题，
(3)列表不包含任何空行：
(4)列表的四周与空行和空列毗连(如果列表从第一行开始，则列表上部无空行)。
图D-2所示的工作簿包括顾客的详细信息。事实上，我们正是利用这一列表创建了如图D—1所示的数据视表。
    首先注意每一列只表示一种信息类型：列A包含CUSTID，列B包含REGION，等等。其次，注意第一行(行1)包含标签或列标题。第三，如果翻卷整个列表，你将发现共有487名顾客并且其中没有空行。较后，注意列表的周围(除了上部)与空行和空列毗连。因此，该表是一张列表，符合我们列表的4个特征。
    整个学习模块就是利用这张列表进行工作的，所以我们首先考察一下列表中的信息。表中的列的信息包括：
    丸CUSTID——每一名顾客的唯一标识，
    B．REGION——顾客居住的地区(North、South、East或West)，
    CRENTVS．OWN——顾客是租用房屋还是拥有住宅，
    D．NUMHOUSEHOLD——家庭成员数：
    E．ANNUALINCOME——所有家庭成员的年收入总和，
    FTOTALPURCHASES——较近6个月中顾客购物花费的美元总数：
    G．NUMPURCHASES——较近6个月中顾客的购物次数。
    上述列出的内容称为列表定义表，它是从每一列对列表进行的描述。列表定义表是很重要的，如果你能定义列表定义表，那么就可以利用合适的特征在工作簿中建立一张列表。否则，你就不能使用我们将要介绍的许多特征。
    在有了这些列表后，你可以开始体验Excel的决策支持功能了。假设你在为我们前面假定的零售公司工作，并需要完成下面的任务以辅助不同类型的决策：
    (1)显示出居住在北部(North)地区的顾客的信息。
    (2)显示出居住在北部地区、拥有住宅且只有一名家庭成员的顾客的信息。
    (3)显示出至少有四名家庭成员的顾客的信息。
    (4)显示出花费不足20美元或超过100美元的顾客的信息。
    (5)显示出整个顾客列表，同时高亮度显示花费超过100美元的顾客。
    (6)制作一张两维表显示按REGION(地区)和RENTVS．OWN(租用还是拥有)统计的顾客数量。
    (7)制作一张两维表显示统计的顾客数量，并按REGION和RENT VS．OWN汇总TOTALPURCHASES(购买总金额)。
    (8)制作一张三维表显示按REGION(地区)、RENT VS．OWN(租用还是拥有)和NUMHOUSEHOLD(家庭成员数)统计的顾客数量。