OA电子表格办公软件的数据透视表

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

D．6数据透视表
    现在回到图D—1中的初始数据透视表，数据透视表的规范定义是对信息进行分组和归纳。这正如我们在图D—1中做的那样。我们创建的数据透视表显示出按REGION(地区)和按RENTVS．OWN(租用还是拥有)统计的顾客数量。这一学习模块中关于Excel的所有决策支持特征中，创建数据透视表的步骤数较多，但它们提供的信息价值也高。
    为了创建数据透视表，首先确保你的列表没有定义条件格式并且没有激活自动筛选功能。创建任何数据透视表都需要经过下面4个步骤(见图D-9)。
    (1)单击菜单栏中的“数据”，并单击“数据透视表和图表报告”；
    (2)在“3步骤之1”对话框中，单击“下一步”，
    (3)在“3步骤之2”对话框中，单击“下一步”，
    (4)在“3步骤之3”对话框中，单击“完成”。
    完成上述步骤后，你将看到如图D—10所示的数据透视表的框架。

   为了简要解释一下迄今为止我们所做的工作，首先看一下图D-9中的3个对话框。第1个对话框允许为将要建立的数据透视表选择信息来源。我们希望利用Excel列表，所以接受默认值。该对话框也可以选择是建立数据透视表，还是建立图表报告。我们要建立的是数据透视表，所以接受默认值。
    第2个对话框允许选择建立数据透视表的协同信息范围。默认值是整个列表，这正是我们要选择的。较后，第3个对话框允许定义数据透视表的位置，默认值是在一个新的工作表中，我们采用默认值。你可以自己尝试其他不同的选项。
    对图D—10需要作更多的解释，在左上部是数据透视表的框架，右边是数据透视表字段列表对话框，包括列表中所有的标签或列标题。
    靠近左下方的是数据透视表工具栏，包括许多具有不同功能的按钮。我们较感兴趣的是“字段设置”按钮，它位于工具栏的较左下方。图D—10列出并解释了数据透视表工具栏中的所有按钮。
    你现在要做的是从数据透视表字段列表对话框中将合适的标签或列标题拖放到数据透视表的合适区域中。
    我们要建立的是如图D-1中所示的数据透视表。所以，行信息就是根据REGION(地区)。为了完成这一目标，将REGION标签从数据透视表字段列表对话框中拖动到数据透视表，并释放到标记为“请将行字段拖至此处”的区域中。列信息是根据RENTVS．OWN(租用还是拥有)，所以将此标签从数据透视表字段列表框中拖动到数据透视表并释放到标记为“请将列字段拖至此处”的区域。
    较后，你需要将一些信息放在数据透视表的主要区域中，以便按地区和按租用还是拥有住宅对顾客进行计数。完成这一功能较简单的方法就是将CUSTID从数据透视表字段列表对话框中拖到标记为“请将数据项拖至此处”的区域并释放。现在你将得到数据透视表，但这并不是我们所要求的，为什么?
   当你拖动信息到数据透视表的主要区域时，默认的汇总或概括是按总数进行的。但你并不希望汇总顾客的标识(CUSTID)，因为这没有任何意义。你希望对它们进行计数。为了改变这种情况，需要执行下列步骤：
    (1)在数据透视表工具栏中，单击“字段设置”按钮：    ．
    (2)在数据透视表字段对话框的“汇总方式”列表框下，单击“计数”：
    (3)单击“确定”。
独立思考
创建数据透视表
    利用包括生产信息的工作簿XLMD—h。ducd。n．xls，创建可以显示出下列信息的数据透视表：

    ·生每种产品的不同机器的数量，
    .按员工、按产品汇总的废品数量：
    ·由每个员工生产的产品总数量，
    ·同时显示每个员工生产的产品总数量和每个员工生产的废品总量。
    现在得到的数据透视表可以显示出按REGION和RENTVS．OWN统计的顾客数量。但对于你面临的具体决策问题，数据透视表还不能提供足够的信息。到底什么信息能提供帮助?这还是取决于面临的决策状况，或许还要知道按REGION和RENTVS．OWN汇总的购买总金额才能提供帮助。如果是这样，你就不必另外创建数据透视表了，只要简单地将字段TOTALPURCHASES加到数据透视表的主要区域中即可。为了实现这一功能，将此标签从数据透视表字段列表对话框中拖动到数据透视表的主要区域并释放。

    这种信息有用吗?它还是取决于你需要做出的决策。但将其他信息加到数据透视表的主要区域是很容易的，这也说明OA电子表格软件的真正效果。
    较后，制作一张三维数据透视表，显示按REGION(地区)、RENTVS．OWN(租用还是拥有)和NUMHOUSEHOLD(家庭成员数)统计的顾客数量。除了有两点例外，结果将与两维数据透视表非常相似。第一，在数据透视表的主要区域不包括对TOTALPURCHASES的求和。第二，增加深度，使其成为三维的数据透视表。简而言之，通过将NUMHOUSEHOLD标签从数据透视表字段列表对话框中拖动到数据透视表，并释放到标记为“请将页字段拖至此处”的区域中即可。
    在图D-14中，左上方是显示了按REGION和RENT VS．OWN统计顾客数量的两维数据透视表，它同图D—12中的两维数据透视表一样。为在表中增加深度，将NUMHOUSEHOLD标签从数据透视表字段列表话框中拖动到数据透视表，并释放到标记为“请将页字段拖至此处’的区域中，注意：新生成的数据透视表(在图D-14中的右下方)看起来仍然像一张两维数据透视表，并且在数据透视表主要区域中显示的工作流信息也一样。这是因为三维数据透视表的缺省显示方式是显示某一深度的所有汇总信息，因此，位于单元格A1的NUM HOUSEHOLD的右侧的标示词是“全部”。

    为看到对应NUMHOUSEHOLD特定值的顾客的数量，只要如图D—15所示那样单击“全部”右边的列表框箭头，然后单击希望查看的NUM HOUSEHOLD的数值，即可显示该NUMHOUSEHOLD数值对应的按REGION和RENTVS．OWN统计的顾客数量。本例中我们单击数值“4”，然后单击“确定”，图D—15的下半部分显示了执行的结果。结果中一些有趣的信息可能帮助你进行决策。例如，在西部地区有20位顾客拥有自己的住宅，只有11位是租房子住。更进一步，查遍全部地区后会发现有66位顾客拥有住宅，40位租用房子。那么，这信息有用吗?这取决于你将要制定的决策。
    三维数据透视表是Excel中一项强大的功能。回忆一下我们在第3章中讨论过的数据仓库，事实上，通过在Excel中简单地创建一张三维数据透视表就能建立一个由行、列和层组成的数据仓库。通过为页(深度)字段选择不同的数值，可以把对应的信息层显示到前面以供查看。
D．7重温决策支持
    让我们暂时离开计算机，并在决策支持的背景下讨论我们刚才的演示。毕竟，我们无需学会电子表格软件中的所有工具。只有在某些工具对我们有用时我们才需要学习它们。
    总之，我们刚才演示的电子表格的特征可以帮助读者具有快速查看大量信息的能力。正如大家看到的，我们的顾客工作簿包含了487名顾客的信息。你能设想一下在不使用电子表格软件的情况下，从48 700名顾客中汇总和概括B2B信息的情况吗?即使是创建较简单的汇总和部分汇总也是一项令人生畏的任务。
D．7．1 自动筛选
    自动筛选功能(不论是基本的还是自定义的)可以帮助人们快速建立有关信息的部分列表。基本自动筛选能根据精确匹配标准建立部分列表，而自定义筛选功能允许你指定范围(如大于、小于，等等)。
    自动筛选功能的目的是通过隐藏对你来说不重要的信息，使你很快集中注意于重要的信息。它更像是一种令人满意的搜索引擎，只为你挑选有用的论文来帮助你写出学年论文。
D．7．2条件格式
    条件格式保持了整个信息列表，但高亮度显示你要寻找的关键信息，这不仅可以使你看到整个列表，而且也可以集中注意力于特定的信息。
D．7．3数据透视表
    数据透视表帮助你按不同的信息维快速汇总或概括信息。这使你对信息具有概括能力，而避免陷入到大量的信息细节中。
    另外，数据透视表能帮助你看出信息之间的关系，回顾一下图D—13的数据透视表，从中你能看出REGION和按RENTVS．OWN统计的顾客数量及其购买总金额之间的关系。这种关系使你具有了洞察力。
    这些工具或功能能为你制定决策吗?当然不能，但是，它们可以帮助你做出决策。这就是为什么常常将电子表格软件称为决策支持软件的原因。