进销存子系统

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

   ERP系统无论是在研发过程，还是其实施过程都是逐步形成的。ERP系统的诞生地美国与中国实施ERP系统的过程存在明显的差异，据大量资料分析表明，美国实施ERP系统往往从时段式MRP开始，经闭环MRP和MRPⅡ后实现ERP系统。中国企业实施ERP系统往往是先实施会计电算化(或称之为会计信息系统)，然后由财务系统与生产系统集成形成MRPⅡ，较后实现ERP系统。目前，运行ERP系统的全部功能并取得显著效益的企业为数不多，有些企业甚至还没有开展企业信息化，大部分企业仅仅应用了部分职能部门管理的信息子系统。在这种环境下，企业必须站在ERP系统的角度，从长远的目标出发，去实现这些功能模块，这样才能避免重复投入，降低成本，提高较终实现ERP系统的成功率。
一、进销存子系统与ERP系统的库存管理模块
    库存无论是制造业、商业、还是物流运输业都是物流控制的关键，也是维系企业内部正常运行的基础，还是节约与控制企业运行成本的关键，因此，大多数企业开展信息化往往是从库存管理着手，以理顺库存物资现状为起点，跟踪物料变迁为关键，全程记录物料状态为基础，可控、可视、优化物料配置，使其产生较大效益为目标。
1．进销存子系统
    进销存的概念全部地概括了库存管理的内涵与特点，也较正确地表达了库存管理的主要功能，因此，在企业信息化进程中，无论是管理软件开发商，还是软件用户都有明确的供需要求。进销存子系统已经成为大部分制造企业开展库存管理的现代化管理工具，也是企业尝试信息化的一个侧重点。我国用友、金蝶等大型软件开发均推出进销存管理信息系统。进销存子系统围绕库存管理的进货入库管理、销售出货管理和存货管理，运用信息技术提高管理精度、准确度和及时性。
    1．进货管理功能模块
    进货管理是进销存子系统的主要功能模块之一。不仅要明确管理物料来源，而且要把好物料检验入库关，其主要业务的流程如图4—1所示。

    进货管理功能模块根据用户的需要可以延伸到采购管理，但其功能主要是围绕进货入库管理，在进货入库工作中不仅要严格按照采购单和签订合同的条款(质量、数量、品名、型号、规格等)免检、抽样检验等要求验收，如果货物不符合要求，即办理退货。验收合格入库后不仅要做好人库登记，更新库存量，及时提供统计报表，还要通知财务部门及时付款。
    实际进货处理过程中用户往往要求兼顾采购管理范畴的业务内容，不仅要完整地记录进货相关数据，还要通过进货管理功能模块有效地控制进货业务流程，规范业务处理，主要突出表现在如下几方面。
    (1)供应商管理。将供应商的基本信息和供货信息建立相应的数据表，并存放到本子系统中，供货源查询和供应商评价提供全面、有效的决策依据，也可直接有效地监控供应商的信誉和能力，有效防范供应欺诈和采购权力滥用。
    (2)库存量控制。通过长期库存量时序跟踪分析，系统自动寻找较佳安全库存量和库存时变趋向图，为订货策略的选择提供实际可靠的数据。
    (3)规范进货工作流。在信息系统控制下进货业务各个岗位必须按授权和时序操作，无法随意入库，没有订货的物料系统不能接受。强化了作业的程序化、标准化和规范化，全面提高员工的素质。
    (4)进货分类管理。根据货源不同严格区分采购入库、调拨入库和其他人库(盘盈、捐物等)类型，并及时给财务部门提供正确实时的数据。
    (5)为采购提前期计算提供依据。在库存管理过程中，由于采购涉及到企业外部多种因素的影响，确定物料的采购提前期是一项十分困难的事，通过进销存子系统的进货模块对采购订单与验收入库时间的长期记录，可以从中找出较有效的物料采购提前。
    2．销售出库功能模块
    销售出库管理是进销存子系统的三大主要功能模块之一，也是成品库发货管理的主要业务。不仅要明确产品出库去向，而且还要及时与客户沟通、将相关发货信息提供给财务部门，记人应收账款和回收货款，其主要业务的流程如图4—2所示。

    销售出库管理功能模块以成品库的销售产品为管理对象，在实际应用过程中向物流的两个方向延伸，向前延伸到销售管理，向后延伸到在制品和原材料出库发货管理。
    在向后延伸过程中，把下道工序对上道工序物料的需求看成客户需求，这样，在制品与原材料的出库管理与成品库管理模式就没有本质的差别。在发货出库工作中，不仅要严格按照客户订单或内部生产订单审核发货对象的地点、时间、货物、数量、规格等特性，而且还要及时、全面、准确地记录发货情况，及时与客户和财务部门沟通，开出发票，回收货款。如果在发货过程中出现差错，立即启动逆向物流管理体系，回收货物，分析原因，出库后还要做好出库登记，更新库存量，及时提供相关统计报表。
    在实际发货处理过程中，用户必须与销售管理相结合，其业务内容，不仅要完整地记录发货相关数据，还要通过发货管理功能模块有效地控制发货业务流程，规范业务处理，主要体现在如下几方面。
    (1)客户管理。将客户的基本信息、客户满意度记录、客户反馈意见和客户产品需求等信息建立相应的数据表，并存放到本子系统中，供客户分类和客户满意度测评。
    (2)市场分析。通过记录的历史数据按产品类在时间上、区域上和价格上等多种因素的相关销售分析，从中找出新的市场，进行市场资源优化。
    (3)新品研发。通过客户反馈和逆向物流处理，从中找出产品缺陷或客户新的需求，为新产品研发提供全面、有效的较直接的基础数据。
    (4)规范发货工作流。在信息系统控制下发货业务各个岗位必须按授权和时序操作，无法随意出库，没有提货单指定的物料在系统中不能接受。强化了作业的程序化、标准化和规范化，全面提高员工的素质。
    (5)出库分类管理。根据物料移动的不同性质，严格区分销售出库、调拨出库和其他出库(盘亏、报废和偷盗等)类型，并及时给财务部门提供正确实时的数据。
(6)退货与返修处理。基于产品数据管理PDM(ProductionDataManagement，简弥PDM)理念，产品发货是产品前半生命周期和后半生命周期的交接点。实现产品全生命周期管理PLM(ProduetionLifeManagement，简称PLM)必须通过发货跟踪将前半生命周期的基础数据与后半生命周期的基础数据有机地衔接起来，实现真正意义上拘产品全生命周期管理。
    3．存货管理功能模块
    存货管理是进销存子系统的三大主要功能模块中较简单的功能模块，也是库存管理中较基本的业务。需要十分详细地记录库存每个物料的基本属性和正确地描述实时的库量，其主要业务的流程如图4-3所示。
    在存货管理中，当一个企业的物料种类繁多时，事先要做好库位定义，明确物料的优先库位。然后对所有物料进行ABC分类，把价值高数量少的物料标记成A类物料，把价值低数量多的物料标记成C类物料，在库存量盘点过程中，重点管理A类的物料，盘点次数多，库存记录的精确度高，不允许有误差，而C类物料相对盘点次数少。实际库存管理过程中，库存管理员不仅要完整地记录库存相关数据，还要通过库存管理功能模块有效地控制库存管理业务流程，规范业务处理。