ERP系统的库存管理模块

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    在ERP系统中，库存管理是整个系统的核心功能与基础数据模块，也是ERP系统发展过程中的管理聚集点。ERP系统起源于库存控制，向与库存相关的各个职能、事务延伸，较终形成今天的集成一体化信息系统。
    1．库存管理业务流程
    在ERP系统环境下，一切业务操作都是围绕企业总体目标，操作数据均直接面向中央数据库。在库存管理中，各个岗位在系统中的操作权限决定了拥有系统的操作功能。库存管理业务流程伴随物流，将物料状态信息及时传递给相关部门，业务流程如图4-4所示。

    在ERP系统环境下，企业内部与外部的各类用户都是在同一平台下获取信息、输人数据，业务流程完全由ERP系统的内部功能控制操作顺序。企业与企业之间各组织结构完全处在同一层面上，所有的信息传递，事务沟通均通过中央数据库，大大减少了部门之间的数据传递和复核工作量，减少了数据传送环节和出错机会，提高数据传递速度，取消部门之间时差和描述事物的不一致性。
    从ERP系统库存管理业务流程上，不能直接看到业务流程的操作之间时序，但是内部具有与传统业务相同的时序控制功能，相应业务流程系统具有自制规则。
    (1)基础数据定义。库存管理的基础数据是ERP系统启用的关键。在ERP系统中启用库存管理功能模块前，必须在系统初始化时，输入完整正确的库存管理相关的基础数据，才能开展正常的库存管理业务处理工作。库存管理的基础数据除了与其他功能模块相同，并且必须定义企业管理组织结构，岗位设置和人员基本信息外，还要输入库存物料(不同的ERP系统软件对物料的名称有些差别，如某公司的后期管理软件系统称为存货档案，FourthShift的MSS系统称为物料主文件)基本信息和库位定义。在库位定义时，制造业企业将仓库至少分为成品库、在制品库、原料库和废品库，商业部门可分成商品库和废品库，物流企业则按库位地理位置和存放物料的类型分类，有些制造企业将仓库另外增加逆向物流的回收库。在基础数据定义完整正确后，库存管理相关岗位可以按授权功能模块进入正常的业务操作。
    (2)入库操作流程规则。物料进货登录操作是在系统指定库存管理员，对指定物料和指定采购单根据验收合格数量、品名和规格入库分录。一张合格的采购单可以同时采购多种物料，也可以对同一个物料分批入库。系统登录入库物料时，自动复核入库物料是确认的物品和规定的数量，如果物料规格、名称、供应商等基本信息不正确，则管理信息系统拒绝接受物料，无法入库，可严格控制入库物品的随意性。
    (3)发货操作流程规则。物料发货是在系统提示下进行的，没有销售订单或生产订单，系统无法登录发货物料，在发货登录时，登录物料的基本信息是由系统提供，操作人员只能登录系统指定物料的数量与时间，一次可以同时发出多种物料，也可以一个物料分多次发货。当一个客户订单或生产订单所要的物料发货完成后，系统自动关闭相应订单，订单将退出系统，如果在发货过程中发生错误，需要回收物料，则必须采用物料倒冲处理方式。物料发货操作必须是系统授权指定的库存管理员，并且按系统的提示操作，严格控制发货出库物品的随意性。
    (4)库存操作盘点规则。库存盘点是库存管理的日常工作，库存管理人员根据人员配备情况和物料等级做好盘点计划和实施盘点工作，在库存盘点后及时调整库存量，在登记盘点发生账面数值与实际数值偏差时，必须通过财务系统将非正常出、入库方式修正库存量。这类修改操作不仅通过授权严格控制操作人员，而且必须建立完整的账号和科目。列入相应账务处理系统中。
    (5)查询统计操作规则。ERP系统中央数据库的数据真实地反映了企业运行状态和运行过程，所有数据均是企业的信息资源，必须加于保护。查询和统计操作直接提供了企业经营状态，所以对进入系统需要查询和统计操作人员加强管理，一方面监控查询与统计操作控制权，严格控制企业信息的外泄。
2．库存管理功能结构
库存管理功能主要围绕物料的入库与出库操作，针对不同库存货物的种类和库位分别设置出库、入库和查询操作，一个简易的ERP系统可以根据用户对库存管理的不同组织方式分别按库位设置功能模块。ERP系统的功能结构如图4-5所示。

    库存管理不仅要做好库存物料的存储和保管工作，而且还要及时与供应商、生产部门、财务部门和客户实时沟通。在ERP系统库存管理模块中，为各个职能部门提供了实时库存查询功能，通过查询了解物料过去、现在和将来的库存状态。ERP系统库存管理模块的主要功能如下：
    (1)入库操作功能。无论是原料、成品和废品，还是在制品，在其相应事务处理结束后必须及时入库登录，入库操作是数据输入的过程。在入库物料输入系统时，操作员必须是有权限的，操作内容必须是有依据的，系统严格控制没有凭证的随意入库。因此，入库操作界面打开后需要输入入库物料的相应订单(生产订单或采购订单)号，相应订单号查核正确后才能输入相应数据。
    (2)出库操作功能。在发货事务处理结束后必须及时进行出库登录。出库操作也是数据输入的过程，在出库物料输入系统时，操作员必须有权限，操作内容必须是有依据的，系统严格控制没有凭证的随意出库。因此，出库操作界面打开后需要输入出库物料的相应订单(领料订单或客户订单)号，相应订单号查核正确后才能输入相应数据。
    (3)物料移库功能。物料移库是属于内部库位调整，不涉及到物料耗用和价值的变迁。因此，在移位处理时，指明移出库位编码、移入库位编码和移库物料编码、名称、规格和数据，系统自动更新相应库位物料的数量。移库操作往往是一个物料可以分别存储在多个库位的情况下出现的操作需求。
    (4)报废处理功能。在生产或库存过程中由于各种因素可能会出现物料报废现象。库存管理系统在处理报废物料时，不是简单地将物料从库存中减去，而是有一套严格的报废确认、报废责任和成本归类制度。报废物料不仅要从库存量中减少，而且要独立统计，上报相关领导审批。
    (5)盘点库存调整。在库存管理过程中由于各种因素(如抽样验收入库方式，样本与实际偏差)造成库存物料数量与账面数值不一致，需要定期或不定期盘点，当盘点结果与系统账面数值差超过容差时，需要库存量调整，盘点库存量的调整也是一件认真的工作，不仅要将调整值上报主管理审批，还要自动记人相应财务科目。
    (6)基本数据维护。企业的组织结构、人员、岗位设置都有可能发生变化，使用库存管理模块还要及时更新与维护相应的基础数据。
    3．库存管理功能模块应用前提
    在ERP系统环境下，库存管理不是一个独立的功能模块，需要与其他功能模块配合使用，才能发挥其作用。企业在实施ERP系统过程中，绝大多数专家提倡分步实施。有些专家将ERP系统实施分成基本MRP、闭环MRP、MRPⅡ与ERP等阶段，也有的专家提出ERPl23，将MRP系统作为ERPl，MPRII作为ERP2，较终形成ERP系统作为ERP3。在ERP系统环境下，一般以基本MRP为起点，以库存管理这核心，必须具备如下基本条件才能发挥ERP系统环境下的库存管理作用。
    (1)主生产计划。主生产计划是MRP展开的依据，没有主生产计划的面向客户订单生产方式，很难做好生产计划的平衡和日常工作的有序性。主生产计划是提高ERP系统库存管理系统运行良率的关键之一。
    (2)完整的物料基本信息。物料基本数据的完整性直接影响系统运行的正确性，基础数据一旦发生差错，ERP系统运行结果将会发生链锁放大效应(即牛鞭效应)，导致系统提供数据无法使用。
    (3)物料清单。实施ERP系统下的库存管理功能模块，必须实施基本MRP。在基本系统中将物料分成独立需求与相关需求，整理出生产物料清单(PBOM)，才能使ERP系统的基本MRP正常运行。
    (4)明确的岗位职责。库存管理是基本的一个主要功能，其中还包括采购管理、生产管理等功能，必须在网络环境下运行，因此，在同一数据平台下操作，对各岗位的人员需要明确岗位职责，才能确保系统安全。
    (5)明确计划时区。ERP系统下的库存管理，不仅要记录过去的库存情况和现在的物料库存量，还要按MRP原理推算出将来的库存量、可用量，为销售计划提供依据，计划时区是MRP展开的重要假设，也MRP运行的前提。
    (6)明确的物料提前期。MRP开展的另一个重要数据是物料的提前期，在MRP推算时必须事先确定每个物料的提前期，才能获得该物料在将来时区的需求量。
    4.库存物料订货批量的确定
    库存物料的订货批量的确定是库存管理的核心技术，备受理论界和企业界的关注，在实际库存物料订货批量确定时，不仅受库存物料特性和制造企业特性的影响，而且受市场需求量和需求速率等多种因素的影响，因此，库存物料订货批量确定的方法很多，不同的方法往往在特定环境下建立，企业在选择确定订货批量方法时，